Como avisar os clientes das marcações
O que o sistema faz hoje, o que fica por sua conta e rotinas simples para evitar esquecimentos.
Perguntas especiais
Hoje a 4appointments não envia e-mails, SMS nem mensagens de WhatsApp aos clientes: nem confirmações, nem lembretes, nem avisos de cancelamento. Os avisos fazem-se à mão ou com outras ferramentas. Esta página explica como organizar isso sem perder marcações.
Quando o cliente reserva, vê um ecrã com os dados da marcação e uma ligação de gestão para cancelar ou remarcar. Essa ligação não é enviada por e-mail. Aconselhe os clientes a guardarem o ecrã, por exemplo com uma captura.
A marcação fica pendente e ocupa o horário. Confirme-a no painel e envie depois uma mensagem ao cliente pelo canal que ele usa (telefone, WhatsApp, e-mail pessoal): a confirmação no painel não gera nenhuma mensagem. Se ninguém a tratar, a marcação pendente é cancelada sozinha uma hora depois do fim do intervalo pedido, também sem aviso.
Nas marcações criadas pela equipa, e em cada sessão de uma série recorrente, o cliente não tem ecrã de confirmação. Copie a ligação de gestão e envie-a, se quiser que ele possa cancelar ou remarcar sozinho.
Para lembrar o cliente na véspera, crie uma rotina: no fim do dia, abra a agenda de amanhã e envie uma mensagem curta a cada cliente. A lista pode ser consultada no calendário do painel (onde, ao abrir uma marcação, se vê o e-mail, se o cliente o indicou) ou na exportação de marcações (CSV, XML ou PDF), que traz só o nome, o serviço, a data e o estado.
Para a própria equipa, cada colaborador pode subscrever a sua agenda ICS no calendário do telemóvel, que tem alertas próprios; as marcações pendentes aparecem como provisórias. Assim, a equipa tem avisos mesmo sem mensagens do sistema.
Pontos principais
- ✓O sistema não envia mensagens aos clientes: os avisos são feitos por si
- ✓A ligação de gestão está no ecrã da reserva; nas marcações da equipa tem de ser copiada e enviada
- ✓A agenda ICS no telemóvel dá alertas à equipa, não ao cliente
Perguntas frequentes
Os planos com SMS ou WhatsApp servem para as marcações?+
Alguns planos incluem quotas de SMS e WhatsApp do ecossistema 4b2b, mas o fluxo de marcações não as utiliza. Não conte com envio por esses canais.
O cliente pode remarcar sozinho?+
Sim, pela ligação de gestão, sem prazo mínimo definido pelo sistema. Se precisa de uma regra de antecedência, comunique-a aos clientes.
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Quer organizar a agenda e os avisos?
A 4appointments trata da página de marcações e da agenda; os avisos ficam consigo. Os planos estão na página de preços, com 12 meses gratuitos e sem cartão.
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