Hoe lost u overlappende afspraken op?

Achterhaal de oorzaak van de overlap, verzet een van de afspraken en schakel automatische blokkering in voor de toekomst.

Problemen uit de praktijk

Overlappende afspraken ontstaan meestal wanneer boekingen handmatig worden beheerd (telefoon, berichten) en er geen automatisch systeem is dat bezette tijdstippen blokkeert. Zo lost u ze op en voorkomt u ze.

Stel de overlap vast: open de agenda van die dag en vergelijk de afspraken van dezelfde medewerker of hetzelfde middel. Overlappingen zijn direct zichtbaar in de uurweergave van de agenda.

Neem contact op met de klant van de meest recente overlappende afspraak (of de handmatig toegevoegde afspraak) en bied aan om naar een vrij tijdstip te verzetten. Snel handelen is belangrijk: hoe eerder u contact opneemt, hoe makkelijker u een aanvaardbaar alternatief vindt.

Verzet handmatig vanuit het dashboard: sleep de afspraak naar een nieuw tijdstip of gebruik de knop “Verzetten” en kies een vrij tijdstip. De klant ontvangt automatisch een nieuwe bevestiging met de bijgewerkte gegevens.

Om overlap in de toekomst te voorkomen: schakel de automatische blokkering van tijdstippen in en stop met het telefonisch handmatig beheren van boekingen (of breng ze volledig onder in het systeem). Kwamen de problemen voort uit het importeren van oude gegevens, controleer dan of er geen dubbele afspraken zijn.

Belangrijkste punten

  • ✓De uurweergave van de agenda maakt overlappingen direct zichtbaar
  • ✓Handmatig verzetten stuurt automatisch de bijgewerkte bevestiging naar de klant
  • ✓Telefonische boekingen uitschakelen neemt de belangrijkste oorzaak van overlap weg

Veelgestelde vragen

Hoe konden er overlappingen ontstaan als ik een online systeem heb?+

Meestal ontstaan overlappingen wanneer handmatige boekingen (telefoon, bericht) niet in het systeem worden ingevoerd, of wanneer Google Calendar niet tweezijdig is gesynchroniseerd.

Kan ik een melding instellen wanneer er een overlap ontstaat?+

Volwassen boekingssystemen blokkeren overlappingen voordat ze ontstaan. Staat uw systeem per ongeluk dubbel boeken toe, neem dan contact op met de support om strikte blokkering in te schakelen.

Gerelateerde gidsen

Wilt u nooit meer overlappende afspraken hebben?

4appointments blokkeert bezette tijdstippen automatisch, zodat elke afspraak op een eigen moment in uw agenda staat.

Probeer 4appointments