Hoe voorkomt u dubbel geboekte afspraken?
Het systeem blokkeert bezette tijdstippen automatisch, zodat dubbel boeken onmogelijk wordt.
Beheer voor bedrijven
Overlappende afspraken (dubbele boekingen) zijn een van de meest voorkomende problemen bij handmatig plannen. Een online boekingssysteem lost dat volledig op door bezette tijdstippen automatisch te blokkeren.
Elke bevestigde boeking blokkeert direct het bijbehorende tijdvak in de agenda. Geen enkele andere klant kan hetzelfde tijdstip bij dezelfde medewerker of hetzelfde middel boeken. Het blokkeren gebeurt in realtime, ook als twee klanten op hetzelfde moment proberen te boeken.
U kunt een buffer tussen afspraken instellen (bijvoorbeeld 15 minuten om schoon te maken of van de ene locatie naar de andere te reizen). De buffer wordt automatisch na elke afspraak toegevoegd, zonder als beschikbaar tijdstip te verschijnen.
Gebruikt u daarnaast een persoonlijke Google Calendar of Outlook, dan zorgt de tweezijdige synchronisatie ervoor dat afspraken in uw persoonlijke agenda automatisch boekingstijdstippen blokkeren. Een zakelijke bespreking of een privé-afspraak overlapt dus nooit met een klantafspraak.
Het systeem verwerkt ook groepsdiensten correct: bij een fitnessles met maximaal 10 deelnemers lopen de boekingen bijvoorbeeld op tot de ingestelde limiet, waarna het tijdstip als volgeboekt wordt aangemerkt.
Belangrijkste punten
- ✓Realtime blokkering voorkomt dubbele boekingen, ook bij gelijktijdig boeken
- ✓Instelbare buffers tussen afspraken voor voorbereidingstijd
- ✓Google Calendar-synchronisatie blokkeert ook uw persoonlijke afspraken
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als twee klanten op exact hetzelfde moment boeken?+
Het systeem verwerkt de aanvragen na elkaar. De eerst ontvangen boeking bevestigt het tijdstip; de tweede krijgt een bericht dat het tijdstip niet meer beschikbaar is en kan een ander moment kiezen.
Kan ik handmatig een tijdvak in de agenda blokkeren?+
Ja. Vanuit het dashboard voegt u een “blokkade” toe aan elk tijdstip (een pauze, vakantie, interne vergadering), waarna het niet meer zichtbaar is voor klanten.
Gerelateerde gidsen
Heeft u overlap in uw huidige planning?
4appointments maakt een einde aan dubbele boekingen met automatische agendalogica: nul conflicten vanaf de eerste afspraak.
Probeer 4appointments