Beleid in drie niveaus (aanbevolen)
Een gangbaar model voor terugbetalingen bij afspraken bestaat uit drie tijdsniveaus, uitgedrukt als percentage van de aanbetaling:
- Meer dan 24 uur van tevoren annuleren: 100% terugbetaling op de kaart
- Tussen 2 en 24 uur van tevoren annuleren: 50% terugbetaling
- Minder dan 2 uur van tevoren annuleren of een no-show: 0% terugbetaling
- Eén keer per boeking kosteloos verzetten toegestaan
Hoe 4appointments dit automatisch afdwingt
U legt het beleid vast in het paneel (één scherm, drie niveaus) en het platform doet de rest: bij het boeken wordt het beleid expliciet aan de klant getoond (met een selectievakje “Ik ga akkoord”), bij annulering wordt de juiste terugbetaling automatisch via Stripe verwerkt en bij een no-show blijft het betaalde bedrag als definitieve omzet op de fiscale factuur staan.
- Beleid expliciet getoond bij het boeken (conform consumentenrecht)
- Terugbetaling automatisch verwerkt op de gebruikte kaart (2 tot 5 dagen)
- Creditnota gegenereerd voor de terugbetaalde waarde
- Controleerbare logging van elke toepassing (datum, tijd, reden)
Verschillend beleid per type dienst
Een snelle massage van 30 minuten heeft niet hetzelfde beleid nodig als een premium medisch consult van 90 minuten. U stelt per dienst een ander beleid in: korte of goedkope diensten krijgen een soepel beleid (24 uur kosteloos), lange of premiumdiensten een strikt beleid (48 uur kosteloos, 24 uur 50%, minder dan 24 uur 0%).
Veelgestelde vragen
Is het toegestaan om geld in te houden bij een no-show?
In de regel wel, als het beleid VÓÓR de betaling duidelijk aan de klant wordt gepresenteerd en de klant de aanvaarding uitdrukkelijk bevestigt – de consumentenbeschermingsregels in uw land zijn van toepassing. 4appointments doet precies dat: een verplicht selectievakje met het beleid zichtbaar vóór de betaling.
Kan ik verzetten zonder het geld te verliezen?
Ja. Eén keer verzetten (met minstens 24 uur opzegtermijn) is per boeking toegestaan en behoudt de betaling. Een tweede keer verzetten wordt als annulering behandeld en dan geldt het terugbetalingsbeleid. Instelbaar in het paneel.
Wat gebeurt er als ik (het bedrijf) de afspraak annuleer?
100% automatische terugbetaling op de kaart van de klant, ongeacht hoeveel tijd er nog is tot de afspraak. Plus een aanpasbare excuusmail vanuit het paneel met een voorstel om met voorrang te verzetten.
Kan ik een apart beleid voor vip-klanten hebben?
Ja. Voor klanten die in de CRM als vip zijn gemarkeerd (handmatig of automatisch bij N boekingen per maand) kunt u een soepeler beleid instellen, bijvoorbeeld 100% terugbetaling tot het uur zelf.
Wilt u een beleid dat zichzelf afdwingt?
Stel het beleid één keer op in het paneel en 4appointments past het toe op elke boeking, zonder dat iemand persoonlijk “nee” hoeft te zeggen.
Bekijk de prijzen →