Cosa succede quando un cliente prenota
Il cliente sceglie servizio e orario e invia la richiesta. Questa compare nel pannello come «in attesa» e occupa l’orario, in modo che nessun altro lo prenoti. Il team la conferma o la rifiuta; nessuna delle due azioni invia un messaggio al cliente. Se nessuno risponde, la richiesta si annulla da sola, senza notifica, circa un’ora dopo la fine dell’orario richiesto. Conviene quindi dire al cliente, per telefono o sul sito, come e quando riceverà una risposta.
Una routine manuale per il giorno prima
Una routine breve, svolta sempre alla stessa ora, funziona meglio di uno sforzo occasionale. Si apre l’elenco delle prenotazioni di domani (si può esportare in PDF), si contatta ogni cliente sul canale che ha indicato — telefonata, messaggio personale o e-mail dal proprio account —, si chiede una breve risposta di conferma e si annullano nel pannello le prenotazioni a cui si è rinunciato, così l’orario si libera. Nel messaggio si ripetono servizio, data, ora e luogo. Il numero di telefono del modulo pubblico non viene conservato e l’e-mail è facoltativa: conviene chiedere il contatto preferito al momento della conferma.
Il link di gestione del cliente
Dopo la prenotazione, lo schermo del cliente mostra un link con cui annullare o spostare la prenotazione, senza scadenza. Il link non viene inviato per e-mail: conviene suggerire al cliente di salvarlo. Per le prenotazioni create dal team o per le sedute di una serie ricorrente il cliente non vede questa schermata; il link va copiato dal pannello e inviato a mano. Allo spostamento si verifica la disponibilità, e una prenotazione in attesa resta in attesa.
