Documentazione

Si crea l'account e si aggiungono i servizi, con durata e prezzo. Poi si aggiungono gli operatori, ciascuno con il proprio orario settimanale, e si condivide il link della pagina di prenotazione. I clienti prenotano online senza bisogno di un account; ogni richiesta arriva come «in attesa», blocca la fascia oraria e attende la conferma del team.

Ogni account ha una pagina di prenotazione pubblica, raggiungibile tramite un link. Il link può essere condiviso in un messaggio, sui social o sul sito, come qualsiasi altro, ed è possibile crearne uno distinto per ogni operatore. Non esistono un widget da incorporare nel sito né un indirizzo personalizzato per la pagina. Nome dell'attività, logo (come URL) e colore principale sono personalizzabili. La lingua della pagina dipende dal link, quindi conviene controllarlo prima di condividerlo. Il preavviso minimo e l'anticipo massimo di prenotazione si impostano nelle regole della pagina pubblica.

Nella sezione «Calendario esterno» ci si può abbonare al link ICS (https) di un altro calendario, così che le fasce già occupate risultino bloccate; l'aggiornamento avviene circa ogni 15 minuti. È possibile anche importare un file .ics, una sola volta, come prenotazioni confermate. Ogni operatore dispone inoltre di un link ICS di esportazione, a cui abbonarsi in un'altra applicazione. Non c'è un collegamento diretto con Google Calendar o Outlook, né una sincronizzazione nei due sensi.

4appointments non invia ai clienti e-mail, SMS o messaggi WhatsApp: né conferme, né promemoria, né avvisi di cancellazione o modifica. Il team conferma o rifiuta ogni richiesta in attesa dal pannello e informa il cliente con il canale già in uso, per esempio telefono o messaggio. Le richieste in attesa che nessuno gestisce vengono annullate un'ora dopo la fine della fascia oraria richiesta.

I pagamenti online in fase di prenotazione non sono disponibili nei piani attuali: tramite la pagina di prenotazione non è possibile richiedere né il pagamento completo né un acconto. Il pagamento del servizio si concorda direttamente tra l'attività e il cliente, e il team conferma la prenotazione manualmente. Per il costo dell'abbonamento a 4appointments si rimanda alla pagina dei prezzi.

Dopo la prenotazione, il cliente vede nella schermata di conferma un link per annullare o spostare l'appuntamento. Il link non viene inviato per e-mail, quindi va conservato in quel momento. Per le prenotazioni create dal team, è il team a copiare il link e a inviarlo al cliente. Non esiste un termine minimo configurabile né penali applicate dalla piattaforma.

I report mostrano le prenotazioni confermate, annullate e in attesa, il tasso di annullamento e la ripartizione per giorno e per servizio. In «Il mio team» il titolare dell'account stabilisce che cosa può vedere e fare ogni membro, per sezione e per azione, oppure concede l'accesso completo. I report sono semplici: non includono il tasso di occupazione e il fatturato compare solo come stima basata sui prezzi di listino dei servizi.