Promemoria appuntamenti: cosa fa oggi 4appointments e come ricordarli ai clienti

Che cosa fa e che cosa non fa oggi 4appointments

Quando un cliente prenota dalla pagina pubblica, la prenotazione resta in sospeso e occupa lo slot finché il team non la conferma o la rifiuta. Né la conferma né il rifiuto generano alcun messaggio al cliente, e lo stesso vale per annullamenti e modifiche fatti dal team. Alcuni piani includono quote di SMS e WhatsApp di 4notify, ma il flusso delle prenotazioni non le utilizza. Non si dia quindi per scontato che il cliente riceva qualcosa da solo: se si vuole che ricordi l’appuntamento, bisogna contattarlo con i propri mezzi.

Dare al cliente l’essenziale al momento della prenotazione

Il momento migliore per evitare le dimenticanze è la prenotazione stessa. Si dica al cliente, a voce o sul sito, quando e come verrà ricontattato. Tre dettagli da conoscere:

• Il link per annullare o spostare compare nella schermata di conferma del cliente e non gli viene inviato via e-mail. Conviene suggerirgli di salvarlo.
• Nelle prenotazioni create dal team il cliente non vede mai quella schermata: si copi il link di gestione e lo si invii di persona.
• Il numero di telefono inserito nel modulo pubblico non viene conservato; si chieda il contatto preferito al momento della conferma.

Una routine manuale per il giorno prima

Una routine breve, svolta sempre alla stessa ora, funziona meglio di uno sforzo occasionale. Un esempio di passaggi possibili:

• Aprire nel pannello l’elenco delle prenotazioni del giorno dopo, oppure esportarlo in PDF e stamparlo.
• Contattare ogni cliente sul canale che ha indicato: telefonata, messaggio personale o e-mail dalla propria casella.
• Chiedere una breve risposta che confermi la presenza, per sapere su chi si può contare.
• Se qualcuno disdice, annullare la prenotazione nel pannello, così lo slot torna libero.
• Ripetere nel messaggio servizio, data, ora e luogo, perché il cliente non debba cercarli.

Promemoria per il team tramite il calendario

Ogni membro del personale ha un proprio link ICS, che può essere sottoscritto nel calendario dello smartphone. Le prenotazioni compaiono così nel calendario personale, che può mostrare avvisi. Questo ricorda gli impegni al team, non al cliente, e la frequenza di aggiornamento dipende dall’app di calendario. Le prenotazioni in sospeso compaiono come provvisorie. Il link ICS si ottiene nel pannello; poi si usa l’opzione di sottoscrizione di calendari della propria app. È utile a chi riceve da solo e vuole vedere la giornata accanto agli impegni personali.

Messaggio di servizio o comunicazione promozionale?

Ricordare un appuntamento già concordato non equivale a inviare pubblicità, e la normativa spesso tratta i due casi in modo diverso. Prima di usare l’elenco clienti per novità o offerte, conviene verificare le regole che si applicano nel proprio caso. Un promemoria deve restare breve: servizio, data, ora e modo di disdire, senza aggiungere offerte o novità. Informazione generale, non sostituisce una consulenza legale.

Domande frequenti