I clienti prenotano in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo, senza account e senza telefonate. La richiesta arriva nel calendario, il team la conferma o la rifiuta dal pannello e la disponibilità resta sotto controllo.
Un sistema di prenotazione online sposta le prenotazioni dal telefono a una pagina sempre raggiungibile. In 4appointments ogni attività ha un link di prenotazione pubblico: il cliente sceglie servizio, persona e una fascia libera, indica il nome (l’e-mail è facoltativa) e invia la richiesta. La richiesta tiene occupata la fascia e resta «in attesa» finché il team non la conferma o la rifiuta dal pannello — la conferma non è automatica e l’applicazione non invia alcuna e-mail al cliente. Tutto si vede in un unico calendario per giorno, settimana, mese o elenco.
Tutti gli appuntamenti in un’unica vista: giorno, settimana, mese o elenco. Ogni membro del team ha il proprio calendario e il calendario del team mostra gli impegni dei colleghi in base alla visibilità scelta (tutta l’azienda, team, colleghi selezionati o privato).
Il cliente apre il link, sceglie servizio e fascia libera e invia la richiesta in pochi secondi, senza account. È possibile offrire «Chiunque sia disponibile» (viene assegnata la persona con meno prenotazioni) oppure distribuire un link separato per ogni operatore. La pagina riporta il nome dell’attività, il logo (come URL) e il colore principale. La lingua della pagina pubblica dipende dal link distribuito — conviene verificarla prima dell’invio.
Il calendario di un membro può abbonarsi a un link ICS esterno (Google, Outlook e altre applicazioni ne offrono uno): le fasce occupate provenienti da lì bloccano gli slot, con un aggiornamento ogni 15 minuti circa. È possibile importare anche un file .ics, e ogni operatore può esportare i propri appuntamenti tramite un link ICS. Si tratta solo di importazione di fasce occupate — non esiste sincronizzazione bidirezionale con Google Calendar o Outlook.
Quando crea un nuovo appuntamento dal pannello, il team può scegliere la ripetizione: settimanale, ogni due settimane o «mensile» (ogni 30 giorni). Le sedute vengono generate una volta al giorno, con un orizzonte di circa 30 giorni e senza data di fine. Una prenotazione pubblica non può diventare una serie e nel pannello non c’è un pulsante «annulla l’intera serie».
Il link pubblico si copia dal pannello e si distribuisce. Il team conferma manualmente ogni richiesta.
