Che cosa fa e che cosa non fa lo strumento
Il cliente che ha il link di gestione può annullare o spostare in qualsiasi momento, anche poco prima dell’orario, e anche per lo spostamento non c’è un preavviso minimo. Il team può annullare le prenotazioni nel pannello. Non esiste uno stato «assente», né un contatore delle assenze, né l’incasso o il rimborso di penali. Il link di gestione compare solo nella schermata di conferma del cliente e non viene inviato via e-mail. I report mostrano il tasso di cancellazione, ma non distinguono un’assenza da una disdetta fatta in tempo. Poiché il sistema accetta sempre l’annullamento, decidere se applicare o no una conseguenza spetta all’attività e passa dal dialogo con il cliente.
Quali punti includere nella politica
Una politica breve, in linguaggio semplice, risponde ai dubbi più comuni ed evita discussioni sul momento. La si scriva prima per sé e poi si verifichi che un cliente la capirebbe alla prima lettura. Si possono includere:
- Fino a quando il cliente può annullare o spostare senza conseguenze.
- Che cosa accade in caso di assenza o di avviso tardivo, per esempio perdere il turno o dover concordare una nuova prenotazione.
- Se i ritardi sono accettati e per quanto tempo si tiene libero lo slot.
- Se esiste una somma anticipata e a quali condizioni viene restituita.
- Come spostare: dal link di gestione o contattando direttamente l’attività.
Dove comunicare la politica
Poiché la pagina di prenotazione non ha un campo dedicato alla politica, si usino i canali che si controllano. Si metta il testo sul sito, vicino al pulsante di prenotazione, e lo si ripeta nel messaggio o nella telefonata con cui si conferma la prenotazione. Lo si può anche esporre in sede, vicino alla reception o al banco. Il campo nota del modulo pubblico è libero per il cliente e non permette all’attività di inserirvi testo. È bene che la politica sia nota prima della prenotazione, non solo quando nasce un problema, e che il team la applichi sempre allo stesso modo.
Registrare le assenze senza uno stato dedicato
Poiché lo strumento non ha uno stato di assenza, le si registri in proprio, in un foglio di calcolo o su un quaderno, con la data e il nome del cliente. Annullare la prenotazione nel pannello libera lo slot, ma nei report conta come cancellazione. Se si pensa di addebitare una penale per assenza, si verifichi prima se e a quali condizioni sia ammessa: 4appointments non la incassa. Esempio (a titolo illustrativo): «Può annullare o spostare fino alla fine del giorno precedente; dopo, la prossima prenotazione viene accettata solo dopo un contatto telefonico». Informazione generale, non sostituisce una consulenza legale.
Domande frequenti
Posso impostare in 4appointments un preavviso minimo per annullare?
No. Il cliente che ha il link di gestione può annullare o spostare in qualsiasi momento. Il termine che si definisce è una regola dell’attività, comunicata fuori dallo strumento.
4appointments addebita una penale al cliente che non si presenta?
No. Non ci sono addebiti di penali né uno stato «assente». Se si applica una regola per le assenze, la registrazione e l’eventuale incasso sono a carico dell’attività, fuori dallo strumento.
Come so che il cliente conosce la mia politica?
La si comunichi prima della prenotazione: sul sito, al momento della conferma o in sede. La pagina pubblica non mostra un testo di politica definito dall’attività.
Il cliente riceve un avviso quando annullo una prenotazione?
No. L’annullamento fatto nel pannello non invia alcun messaggio al cliente. Lo si avvisi direttamente, per telefono o con un messaggio.
Vuole un’agenda semplice per le sue prenotazioni?
Scopra i piani di 4appointments. I primi 12 mesi sono gratuiti, senza carta (vedi la pagina dei prezzi); la politica di cancellazione resta da definire a cura dell’attività.
Vedi i prezzi →