Come evitare la sovrapposizione degli appuntamenti
Gli slot occupati non vengono più mostrati ai clienti, ma alcune regole valgono solo per la pagina pubblica.
Gestione per le aziende
La sovrapposizione degli appuntamenti, o doppia prenotazione, è uno dei problemi più frequenti nell'agenda gestita a mano. 4appointments la previene sulla pagina pubblica; conviene conoscere come funziona e dove serve attenzione manuale.
Ogni prenotazione, in attesa o confermata, occupa l'orario del collaboratore, e un altro cliente non lo vede più libero. Una prenotazione annullata libera di nuovo l'orario. Se due clienti tentano lo stesso slot, la disponibilità è verificata all'invio: chi arriva per primo lo ottiene, l'altro vede un messaggio che lo slot è stato appena occupato e può sceglierne un altro.
La regola è esclusiva: un collaboratore ha una sola prenotazione per volta. Non esistono lezioni di gruppo né capienza massima, quindi non si possono accettare più partecipanti nello stesso orario.
Nel servizio, il campo «Intervallo (min)» definisce una pausa dopo le prenotazioni già presenti, calcolata sul servizio che il cliente sta prenotando. Si applica alle prenotazioni fatte dalla pagina pubblica, non a quelle create dal team, e non esiste una pausa prima dell'appuntamento.
Anche le prenotazioni create dal team nel pannello controllano disponibilità e sovrapposizioni, ma non applicano l'intervallo né il preavviso: guardi il calendario prima di inserire una prenotazione manuale.
Per far bloccare gli orari dal Suo calendario personale, si abboni al link ICS del calendario esterno: gli eventi diventano blocchi occupati, aggiornati circa ogni 15 minuti. Il link deve essere https, ogni membro può abbonarsi a un massimo di 3 calendari e gli eventi segnati come liberi vengono ignorati. L'importazione è solo in un senso.
Da ricordare
- ✓Prenotazioni in attesa e confermate occupano l'orario
- ✓L'intervallo dopo il servizio vale per la pagina pubblica
- ✓I calendari esterni importano blocchi occupati via ICS, con un ritardo di circa 15 minuti
- ✓Prenotazioni manuali del team: controlli il calendario prima di inserire
Domande frequenti
Cosa succede se due clienti prenotano nello stesso momento?+
Vince la richiesta che arriva per prima: occupa lo slot, e l'altro cliente vede un messaggio che l'orario non è più disponibile e deve sceglierne un altro.
Posso bloccare un orario a mano?+
Sì. In Disponibilità può bloccare giorni interi o fasce orarie di ciascun collaboratore, con una nota: l'orario non viene più offerto sulla pagina pubblica.
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Ha sovrapposizioni nella Sua agenda?
4appointments mostra ai clienti solo orari liberi sulla pagina pubblica, mentre le prenotazioni manuali vanno controllate da Lei. Il primo anno è gratuito, senza carta.
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