Come gestire le prenotazioni dei clienti con un'app
Un pannello web per servizi, collaboratori, disponibilità e richieste, con calendario e report semplici.
Gestione per le aziende
Un'app di prenotazione online dà un unico pannello da cui seguire l'agenda: le richieste dei clienti, gli appuntamenti inseriti dal team, la disponibilità dei collaboratori e qualche report. Ecco cosa fa oggi 4appointments e cosa resta a Lei.
Configuri l'essenziale in tre punti: i servizi, con nome, durata, prezzo e l'intervallo dopo ogni prenotazione; i collaboratori, uno per ciascuna persona che riceve clienti; la disponibilità, con orario settimanale ed eccezioni. La pagina pubblica usa questi dati per mostrare solo orari liberi.
I clienti inviano le richieste dalla pagina pubblica. Ogni richiesta compare tra le prenotazioni come «in attesa» e a confermarla o rifiutarla è il team. Il team può anche creare prenotazioni a mano, per esempio quando un cliente telefona o si presenta, comprese quelle ripetute ogni settimana, ogni due settimane o ogni 30 giorni.
Nel calendario, con vista per giorno, settimana, mese o elenco, e nell'elenco delle prenotazioni segue gli appuntamenti per collaboratore. L'elenco si può esportare in CSV, XML o PDF. La rubrica clienti si compila a mano: le prenotazioni fatte dalla pagina pubblica non creano schede cliente.
I report sono semplici: prenotazioni confermate, annullate e in attesa, tasso di annullamento, totali per giorno e per servizio, tabelle per collaboratore con durata totale e ricavo stimato sul prezzo di listino. Non c'è un indice di occupazione.
Per i calendari esterni si usa il formato ICS: può abbonarsi al calendario di un'altra app per importare i blocchi occupati e può esportare l'agenda di ciascun collaboratore. Non esiste sincronizzazione bidirezionale e il sistema non scrive ai clienti: la comunicazione con loro è affidata a Lei.
Da ricordare
- ✓Pannello web accessibile da qualsiasi browser
- ✓Prenotazioni manuali del team, comprese le serie ripetute
- ✓Esportazione dell'elenco prenotazioni in CSV, XML o PDF
- ✓Importazione di blocchi occupati da un altro calendario tramite link ICS
Domande frequenti
Posso limitare l'accesso dei collaboratori?+
Sì. Il titolare del conto assegna i permessi per membro, per sezione e per azione (vedere, creare, modificare, eliminare), oppure l'accesso totale. Attenzione: il calendario del team è per impostazione predefinita visibile a livello aziendale, con i nomi dei clienti; può restringerlo.
Posso importare gli appuntamenti esistenti da un altro sistema?+
Può importare una sola volta un file .ics come prenotazioni confermate, dalla sezione del calendario esterno: entrano solo gli eventi che iniziano entro 60 giorni, il file può pesare fino a 2 MB e il titolo diventa il nome del cliente, senza e-mail né telefono. Non c'è importazione da CSV o da Excel.
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