Come comunicare con i clienti sugli appuntamenti
Lo strumento non invia messaggi automatici: ecco come organizzare a mano i tre momenti che contano.
Domande particolari
Tre momenti contano nella comunicazione sugli appuntamenti: la conferma, l'avviso prima dell'orario e l'annullamento. 4appointments non invia email, SMS o WhatsApp in nessuno di questi momenti: li gestisce lei, ed è più semplice se ha un metodo.
La conferma: ogni richiesta dalla pagina pubblica entra «in attesa». Quando la conferma o la rifiuta nel pannello, il cliente non riceve nulla. Gli scriva lei, con un testo fisso e breve: servizio, giorno, ora, indirizzo e come annullare.
Il link di gestione: il cliente lo vede solo a schermo, subito dopo aver prenotato, e non gli viene mandato per email. Per le prenotazioni create dal team e per le sedute di una serie ricorrente va copiato e inviato da lei.
L'avviso prima dell'orario: stabilisca un'abitudine, per esempio un messaggio la mattina del giorno prima per le prenotazioni confermate. Se l'attività è piccola basta un elenco filtrato per giorno in «Prenotazioni», che si può esportare in CSV, XML o PDF.
L'annullamento: se è il cliente ad annullare dal link, la prenotazione smette di occupare lo slot; se annulla lei, avvisi il cliente di persona, perché lo strumento non invia alcun messaggio. Le richieste in attesa mai risolte vengono annullate da sole circa un'ora dopo la fine dell'intervallo richiesto, senza avviso.
Da ricordare
- ✓Nessuna email, SMS o WhatsApp automatico su conferma, avviso o annullamento
- ✓Testi fissi e brevi, preparati una volta e riutilizzati con ogni cliente
- ✓Il link di gestione si consegna a mano quando manca la schermata di conferma
Domande frequenti
Quanto costano i messaggi in 4appointments?+
Nessun messaggio viene inviato, quindi non c'è un costo per messaggio. Le quote di SMS e WhatsApp di alcuni piani appartengono a un altro servizio dell'ecosistema e le prenotazioni non le usano.
Cosa succede se il cliente non lascia un indirizzo email?+
L'email è facoltativa, e comunque non partono messaggi. Il telefono inserito nel modulo pubblico non viene conservato: chieda un recapito quando contatta il cliente per la conferma.
Guide correlate
Vuole una comunicazione chiara con i clienti?
Con richieste in attesa e link di gestione tiene il controllo di ogni appuntamento. Piani da 1 € a 8 € al mese, primi 12 mesi gratuiti.
Prova 4appointments