E-mails et SMS pour les rendez-vous : ce qui existe aujourd'hui

La réservation n'envoie aucun message automatique : la communication avec le client reste entre vos mains.

Questions particulières

Beaucoup de logiciels de rendez-vous envoient des e-mails de confirmation, de rappel ou d'annulation. Ce n'est pas le cas de 4appointments pour le moment : ni e-mail, ni SMS, ni WhatsApp ne partent depuis la réservation. Voici ce qui se passe réellement, et comment bien communiquer malgré tout.

À la réservation, le client voit un écran de confirmation avec le récapitulatif de sa demande et un lien de gestion. Rien n'est envoyé par e-mail. Conseillez-lui de copier le lien, car il lui permet d'annuler ou de reporter plus tard sans compte.

Du côté de l'entreprise, chaque demande publique arrive « en attente ». Quand vous la confirmez ou la refusez dans « Réservations », le client n'est pas prévenu par l'outil. C'est à vous d'écrire ou d'appeler pour lui annoncer la décision, ce qui est aussi l'occasion de préciser l'adresse et les consignes.

Pour gagner du temps, préparez des messages types dans votre messagerie ou sur WhatsApp : confirmation, refus avec proposition d'une autre date, consignes d'accès, relance la veille. Copiez-collez-les selon la situation. L'envoi se fait depuis votre propre compte.

Pour les rendez-vous créés par votre équipe, ou les séances d'une série récurrente, aucun écran de confirmation n'existe côté client. Copiez le lien de gestion depuis la réservation et transmettez-le vous-même, avec la date et l'heure.

Le formulaire public demande un nom, une adresse e-mail facultative et une note libre. Le numéro de téléphone n'est pas conservé. Si vous avez besoin de joindre un client, indiquez sur votre page ou à votre équipe le canal à utiliser, ou saisissez ses coordonnées dans votre liste de clients.

À retenir

  • ✓Aucun e-mail, SMS ni WhatsApp n'est envoyé par la réservation en ligne
  • ✓Le client lit sa confirmation à l'écran et garde son lien de gestion
  • ✓Confirmer ou refuser une demande ne déclenche aucun message
  • ✓Des messages types dans votre propre messagerie font gagner du temps

Questions fréquentes

Y a-t-il des frais d'envoi de messages ?+

L'outil n'envoie pas de messages à vos clients, donc il n'y a rien à régler à ce titre. Pour les tarifs des formules, consultez la page des prix : 1 € à 8 € par mois, les 12 premiers mois gratuits.

Que se passe-t-il si le client ne laisse pas d'adresse e-mail ?+

Rien de particulier : l'adresse est facultative et ne sert pas à l'envoi automatique. Pour le joindre, vous devrez disposer d'un autre moyen de contact, par exemple celui qu'il vous a communiqué par ailleurs.

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