Cómo comunicarte con tus clientes sobre sus citas
4appointments no envía correos, SMS ni WhatsApp a los clientes: así se cubren los tres momentos clave.
Consultas puntuales
En una cita hay tres momentos de comunicación: al reservar, antes de la cita y al cancelar o cambiar. Hoy 4appointments no envía mensajes a los clientes en ninguno de ellos, ni por correo, ni por SMS ni por WhatsApp. Esta guía explica qué sucede en cada momento y cómo cubrirlo de tu lado.
Al reservar: el cliente ve una pantalla con el resumen de su solicitud, el estado «pendiente» y un enlace de gestión. No recibe ningún correo. Tu equipo ve la solicitud en «Reservas» y la confirma o la rechaza; esa acción tampoco envía nada, así que conviene responder por teléfono o mensaje.
Antes de la cita: no hay recordatorios. Revisa la agenda del día siguiente y escribe a los clientes desde tu propio teléfono o programa de correo. Puedes incluir el enlace de gestión, que se copia desde los detalles de la cita, para que cancelen o cambien sin llamar.
Al cancelar o cambiar: cuando el cliente usa su enlace, la cita se actualiza en el panel, pero nadie recibe un aviso. Si el equipo cambia o cancela la cita, avisa al cliente por tu canal habitual. Las solicitudes pendientes que nadie resuelve se cancelan solas, sin aviso, aproximadamente una hora después de que termine el intervalo pedido.
Si escribes tus propias plantillas de mensaje, puedes usar marcadores como {client_name}, {appointment_date} o {service} para situar los datos de cada cita, pero la herramienta no los rellena ni envía nada: cada mensaje lo escribes y lo envías tú. Para tus propios avisos como equipo, suscribe el ICS de cada prestador en tu calendario y configura allí las alertas.
Lo más importante
- ✓No se envían mensajes automáticos al cliente en ningún momento
- ✓El enlace de gestión se ve al terminar la reserva y se puede copiar después
- ✓El equipo avisa por su canal habitual al confirmar, rechazar o cambiar
Preguntas comunes
¿Hay algún coste por los mensajes?+
No, porque no se envía ninguno. Los planes cuestan de 1 a 8 euros al mes, con los primeros 12 meses gratis y sin tarjeta; los límites afectan a usuarios del panel, empresas, almacenamiento y correos.
¿Y si el cliente no deja correo?+
El correo es opcional en el formulario público y el teléfono introducido allí no se guarda. Si necesitas poder contactar al cliente, pide el dato por otro medio o añádelo a la lista manual de clientes.
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