Qué hace y qué no hace hoy 4appointments
Cuando un cliente reserva desde la página pública, la reserva queda pendiente y ocupa el horario hasta que tu equipo la confirma o la rechaza. Ni la confirmación ni el rechazo envían ningún mensaje al cliente, y lo mismo pasa con las cancelaciones y los cambios que hace el equipo. Algunos planes incluyen cuotas de SMS y WhatsApp de 4notify, pero el flujo de reservas no las usa. Por eso no des por hecho que el cliente reciba algo por sí solo: si quieres que le recuerden la cita, tendrás que contactarlo por tus propios medios.
- Las reservas pendientes esperan tu confirmación, y ni confirmar ni rechazar envía mensajes.
- El enlace para cancelar o cambiar la cita aparece en la pantalla de confirmación del cliente y no se envía por correo.
- En las reservas que crea el equipo, el cliente nunca ve esa pantalla: copia el enlace de gestión y envíaselo tú.
- El teléfono escrito en el formulario público no se guarda: pide el contacto preferido al confirmar la reserva.
Una rutina manual para el día anterior
Una rutina breve, hecha siempre a la misma hora, funciona mejor que un esfuerzo ocasional. Dile al cliente, al reservar, cuándo y cómo lo vas a contactar, y luego sigue estos pasos:
- Abre en el panel la lista de reservas del día siguiente, o expórtala a PDF e imprímela.
- Contacta a cada cliente por el canal que indicó: llamada, mensaje personal o correo desde tu propia cuenta.
- Pide una respuesta corta que confirme la asistencia, y si alguien cancela, anula la reserva para liberar el horario.
- Repite el servicio, la fecha, la hora y el lugar en el mensaje, para que el cliente no tenga que buscarlos.
Recordatorios para el equipo y mensajes comerciales
Cada miembro del personal tiene un enlace ICS propio que puede suscribirse en el calendario del celular, y así las reservas aparecen junto a sus avisos personales. Esto recuerda las citas al equipo, no al cliente, y la frecuencia de actualización depende de la aplicación de calendario. Recordar una cita ya acordada no es lo mismo que enviar publicidad, y la normativa suele tratar ambos casos de forma distinta: antes de usar tu lista de clientes para dar novedades u ofertas, revisa qué reglas se aplican en tu caso. Información general, no sustituye la asesoría legal.
Preguntas comunes
¿4appointments envía recordatorios a los clientes?
No. Hoy no sale de la herramienta ningún correo, SMS ni mensaje de WhatsApp hacia el cliente. Los recordatorios los tiene que hacer tu propio negocio.
¿El cliente recibe el enlace para cancelar o cambiar la cita?
Solo lo ve en la pantalla de confirmación, justo después de reservar. No se envía por correo. En las reservas que crea el equipo, hay que copiar el enlace y enviárselo al cliente.
¿Puedo usar las cuotas de SMS de mi plan para recordar citas?
No desde las reservas. Esas cuotas pertenecen a 4notify y el flujo de reservas no las usa. Los SMS o mensajes que envíes tendrán que salir de tu celular o de otra herramienta.
¿Con cuánta anticipación conviene contactar al cliente?
No hay una regla fija. Elige un momento que puedas cumplir siempre, por ejemplo al final del día anterior, y mantén esa costumbre. En servicios largos o que requieran preparación, puedes contactar antes.
¿Quieres una agenda sencilla para tu equipo?
Revisa los planes de 4appointments: los primeros 12 meses son gratuitos, sin tarjeta (mira la página de precios). La herramienta organiza la agenda; los recordatorios a los clientes los haces tú por tu cuenta.
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