Τι κάνετε όταν δύο ραντεβού συμπίπτουν

Βρείτε την αιτία της επικάλυψης, αλλάξτε την ώρα ενός από τα δύο ραντεβού και ενεργοποιήστε το αυτόματο κλείδωμα για το μέλλον.

Πραγματικά προβλήματα

Οι επικαλύψεις ραντεβού εμφανίζονται συνήθως όταν οι κρατήσεις γίνονται με το χέρι (τηλέφωνο, μηνύματα) και δεν υπάρχει αυτόματος μηχανισμός που να κλειδώνει τις κατειλημμένες ώρες. Δείτε πώς τις διορθώνετε και πώς τις αποτρέπετε.

Εντοπίστε την επικάλυψη: ανοίξτε το ημερολόγιο της συγκεκριμένης ημέρας και συγκρίνετε τα ραντεβού του ίδιου εργαζομένου ή πόρου. Οι επικαλύψεις φαίνονται αμέσως στην ωριαία προβολή του ημερολογίου.

Επικοινωνήστε με τον πελάτη του πιο πρόσφατου από τα δύο ραντεβού (ή αυτού που προστέθηκε με το χέρι) και προτείνετε νέα, ελεύθερη ώρα. Έχει σημασία να κινηθείτε γρήγορα — όσο νωρίτερα μιλήσετε μαζί του, τόσο πιο εύκολα θα βρείτε εναλλακτική που θα τον βολεύει.

Αλλάξτε την ώρα με το χέρι από τον πίνακα ελέγχου: σύρετε το ραντεβού σε νέα ώρα ή χρησιμοποιήστε το κουμπί «Αλλαγή ημερομηνίας» και διαλέξτε μια ελεύθερη ώρα. Ο πελάτης παίρνει αυτόματα νέα επιβεβαίωση με τα ενημερωμένα στοιχεία.

Για να μην ξανασυμβεί: ενεργοποιήστε το αυτόματο κλείδωμα των ωρών και σταματήστε να χειρίζεστε τις κρατήσεις με το χέρι μέσω τηλεφώνου (ή περάστε τες πλήρως στο σύστημα). Αν το πρόβλημα προήλθε από εισαγωγή παλαιών δεδομένων, ελέγξτε ότι δεν υπάρχουν διπλές εγγραφές.

Τα βασικά σημεία

✓Στην ωριαία προβολή του ημερολογίου οι επικαλύψεις φαίνονται αμέσως
✓Η χειροκίνητη αλλαγή ώρας στέλνει αυτόματα στον πελάτη την ενημερωμένη επιβεβαίωση
✓Αν σταματήσουν οι κρατήσεις που γίνονται μόνο τηλεφωνικά, εξαλείφεται η βασική αιτία των επικαλύψεων

Συχνά ερωτήματα

Πώς προέκυψαν επικαλύψεις αφού έχω διαδικτυακό σύστημα;+

Τις περισσότερες φορές οι επικαλύψεις προκύπτουν όταν οι κρατήσεις που γίνονται με το χέρι (τηλέφωνο, μήνυμα) δεν καταχωρούνται στο σύστημα ή όταν το Google Calendar δεν συγχρονίζεται αμφίδρομα.

Μπορώ να έχω ειδοποίηση τη στιγμή που προκύπτει επικάλυψη;+

Τα ώριμα συστήματα κρατήσεων κλειδώνουν τις επικαλύψεις προτού προκύψουν. Αν το δικό σας αφήνει να γίνει κατά λάθος διπλοκράτηση, επικοινωνήστε με την υποστήριξη για να ενεργοποιηθεί το αυστηρό κλείδωμα.

Δείτε επίσης

Θέλετε να μην ξαναδείτε επικαλυπτόμενα ραντεβού;

Με το 4appointments οι κατειλημμένες ώρες κλειδώνουν αυτόματα, ώστε το ημερολόγιό σας να μένει καθαρό χωρίς επικαλύψεις.

Ξεκινήστε με το 4appointments