Cómo evitar el doble agendamiento de horas
La página pública solo ofrece horarios libres; las reservas que crea el equipo piden atención.
Administración para negocios
Que se topen las horas (overbooking) es uno de los dolores de cabeza más comunes cuando la agenda se lleva a mano. En la página pública de 4appointments los horarios ocupados dejan de ofrecerse, y la disponibilidad se comprueba al enviar cada solicitud.
Cada reserva, pendiente o confirmada, ocupa el horario del profesional y ningún otro cliente lo ve libre; una reserva anulada lo libera. La regla es excluyente: un profesional atiende una reserva a la vez. No existen clases grupales ni aforo, así que no se pueden aceptar varios participantes a la misma hora.
En el servicio, el campo «Margen (min)» deja una pausa a continuación de las reservas existentes (por ejemplo, 15 minutos para ordenar), calculada con el servicio que el cliente está reservando. Se aplica a las reservas de la página pública, no a las que crea el equipo, y no existe pausa antes de la reserva.
Las reservas que el equipo crea en el panel comprueban la disponibilidad y los topes, pero no pasan por las reglas de anticipación ni de margen. Mira el calendario antes de agregar una reserva manual, para no pisar otra.
Para que tu calendario personal bloquee horarios, suscríbete en «Calendario externo» al enlace ICS de tu Google Calendar, Outlook u otra aplicación: los eventos pasan a ser bloques ocupados, que se actualizan cada 15 minutos más o menos. El enlace debe ser https, cada miembro puede suscribirse a hasta 3 calendarios y los eventos marcados como libres se ignoran. La importación es en un solo sentido.
Lo esencial
- ✓Las reservas pendientes y las confirmadas ocupan el horario
- ✓El margen posterior a la reserva se aplica en la página pública
- ✓Los calendarios externos importan horas ocupadas por ICS, con un retraso de unos 15 minutos
Dudas frecuentes
¿Qué pasa si dos clientes reservan exactamente al mismo tiempo?+
La solicitud que llega primero ocupa el horario, que deja de estar disponible para el otro cliente, quien debe escoger otro. La disponibilidad se comprueba cuando se envía cada solicitud.
¿Puedo bloquear a mano un tramo del calendario?+
Sí. En «Disponibilidad» puedes bloquear días completos o tramos de horas de cada persona (colación, vacaciones, reunión interna), con una nota, y ese tramo deja de ofrecerse en la página pública.
Otras guías que te pueden servir
¿Hoy se te topan las horas en la agenda?
4appointments comprueba la disponibilidad en cada solicitud de la página pública y permite bloquear tramos por persona. En las reservas que el equipo crea a mano, la revisión final sigue siendo tuya.
Pruébalo en 4appointments