Cómo comunicarte con tus clientes sobre sus horas agendadas
4appointments no envía correos, SMS ni WhatsApp a los clientes: así se cubren los tres momentos clave.
Consultas especiales
En una hora agendada hay tres momentos de comunicación: al reservar, antes de la hora y al anular o cambiar. Hoy 4appointments no envía mensajes a los clientes en ninguno de ellos, ni por correo ni por SMS ni por WhatsApp. Esta guía explica qué pasa en cada momento y cómo cubrirlos desde tu lado.
Al reservar: el cliente ve una pantalla con el resumen de su solicitud, el estado «pendiente» y un enlace de gestión. No recibe ningún correo. Tu equipo ve la solicitud en «Reservas» y la confirma o la rechaza; esa acción tampoco envía nada, así que conviene responder por teléfono o mensaje.
Antes de la hora: no hay recordatorios. Revisa la agenda del día siguiente y escríbeles a los clientes desde tu propio teléfono o programa de correo. Puedes incluir el enlace de gestión, que se copia desde los detalles de la reserva, para que anulen o cambien sin llamar.
Al anular o cambiar: cuando el cliente usa su enlace, la reserva se actualiza en el panel, pero nadie recibe un aviso. Si es el equipo quien cambia o anula la reserva, avísale al cliente por tu canal habitual. Las solicitudes pendientes que nadie resuelve se cancelan solas, sin aviso, más o menos una hora después de que termina el horario pedido.
Los planes pueden incluir cuotas de SMS y WhatsApp, pero pertenecen a otra aplicación del ecosistema, 4notify, y no se usan en el flujo de reservas. Para tus propios avisos como equipo, suscribe el ICS de cada proveedor en tu calendario y configura allí las alertas. Y si te acomoda, guarda en tu aplicación de mensajería un texto base para copiar y pegar, por ejemplo: «Hola {client_name}, te esperamos el {appointment_date} para {service}».
Lo esencial
- ✓No se envían mensajes automáticos al cliente en ningún momento
- ✓El enlace de gestión se ve al terminar la reserva y se puede copiar después
- ✓El equipo avisa por su canal habitual al confirmar, rechazar o cambiar
Dudas frecuentes
¿Tiene algún costo por los mensajes?+
No, porque no se envía ninguno. Los planes cuestan de 1 € a 8 € al mes, con los primeros 12 meses gratis y sin tarjeta; los límites afectan a los usuarios del panel, las empresas, el almacenamiento y los correos.
¿Y si un cliente no deja correo?+
El correo es opcional en el formulario público y el teléfono que se ingresa allí no se guarda. Si necesitas poder contactar al cliente, pide el dato por otro medio o agrégalo a la lista manual de clientes.
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¿Quieres ordenar la comunicación con tus clientes?
Con 4appointments tienes todas las solicitudes en un panel y decides cuándo confirmar cada una. Prueba los primeros 12 meses sin costo ni tarjeta.
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