So gehen Sie mit Kunden um, die nicht erscheinen

Ausfälle halten Sie selbst fest; die manuelle Bestätigung gibt Ihnen die Entscheidung.

Echte Probleme

Erscheint ein Kunde nicht, sollten Sie eine Antwort vorbereitet haben. In 4appointments gibt es nur die Status ausstehend, bestätigt und storniert: Das System erfasst keine Ausfälle, zählt keine Wiederholungen und sperrt keine Kunden.

Halten Sie das Nichterscheinen separat fest, in einer Tabelle oder einem Notizbuch: Name, Datum, Dienst und was Sie mit dem Kunden vereinbart haben. Die Kundenliste im Panel hat weder Notizen noch einen Verlauf. Stornieren Sie die Buchung nicht nur, um sie zu markieren: Das erhöht die Stornoquote in den Berichten und vermischt Ausfälle mit Absagen.

Schreiben Sie dem Kunden eine einfache, neutrale Nachricht: Stellen Sie fest, dass er nicht gekommen ist, bieten Sie bei Bedarf einen neuen Termin an und erklären Sie Ihre Regeln für das nächste Mal. Nach einem Ausfall verschickt das System keine Nachricht.

Bei Kunden mit wiederholten Ausfällen hilft die manuelle Bestätigung: Buchungen über die öffentliche Seite gehen als ausstehend ein und blockieren den Zeitraum. Vor der Bestätigung können Sie eine Vorauszahlung vereinbaren, außerhalb des Tools, denn 4appointments zieht keine Zahlungen ein. Eine Ablehnung wird dem Kunden nicht mitgeteilt, sprechen Sie ihn also an. Eine Person lässt sich auf der öffentlichen Seite nicht sperren: Sie kann erneut buchen, und die Entscheidung treffen Sie bei der Bestätigung.

Wenn Sie eine Vorauszahlung einbehalten oder eine Gebühr für das Nichterscheinen verlangen möchten, muss das vorher klar vereinbart worden sein. 4appointments erhebt weder Anzahlungen noch Gebühren, das erledigen Sie außerhalb des Tools. Das ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

Auf einen Blick

  • ✓Verfügbare Status: ausstehend, bestätigt, storniert; „nicht erschienen“ gibt es nicht
  • ✓Ausfälle dokumentieren Sie selbst, außerhalb des Systems
  • ✓Die manuelle Bestätigung erlaubt es, Buchungen von Wiederholungstätern abzulehnen

Oft gestellte Fragen

Kann ich nach einem No-Show automatisch eine Nachricht schicken?+

4appointments verschickt keine Nachrichten an Kunden. Melden Sie sich per Telefon, Messenger oder E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach.

Darf ich die Anzahlung eines nicht erschienenen Kunden rechtlich einbehalten?+

Das hängt davon ab, was vorab vereinbart wurde und wie die gezahlte Summe rechtlich einzuordnen ist. Legen Sie die Bedingungen vor der Buchung klar fest und lassen Sie sich im Zweifel juristisch beraten.

Weitere Ratgeber

Ausfälle im Blick behalten?

4appointments zeigt Ihnen bestätigte, stornierte und ausstehende Termine und lässt Sie jede Anfrage selbst entscheiden. Die ersten 12 Monate sind kostenlos, ohne Karte, danach kosten die Tarife 1 € bis 8 € pro Monat.

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