Manuelle Bestätigung und Erinnerung

Öffentliche Buchungen kommen als „ausstehend“ an, und Sie bestätigen oder lehnen sie im Panel ab. Die Erinnerung der Kunden liegt bei Ihnen; hier steht, was hilft und welche einfachen Routinen funktionieren.

Nichterscheinen und Vergessen sind für jedes Unternehmen mit Terminen ein echter Kostenfaktor, doch 4appointments sendet derzeit keine E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten an Kunden: keine Bestätigungen, keine Erinnerungen, keine Hinweise zu Stornierung oder Änderung. Eine Buchung über die öffentliche Seite kommt als „ausstehend“ an, blockiert den Termin und wartet auf die Bestätigung oder Ablehnung Ihres Teams im Panel — und beides sendet dem Kunden nichts. Diese Seite erklärt, was genau passiert und was Sie von Hand tun können: der Verwaltungslink, eine Routine für den Vortag und das Abonnement des ICS-Kalenders für Ihr Team.

Öffentliche Buchungen sind „ausstehend“: Sie blockieren den Termin, bis sie von Hand bestätigt oder abgelehnt werden.
Bestätigen und Ablehnen senden keine Nachricht an den Kunden; Sie informieren ihn über Ihren eigenen Kanal.
Unbearbeitete Anfragen werden automatisch und ohne Nachricht etwa eine Stunde nach Ende des angefragten Zeitfensters storniert.
Der Link zum Stornieren oder Verschieben erscheint nach der Buchung auf dem Bildschirm des Kunden und wird nicht per E-Mail verschickt.
Bei Buchungen, die Ihr Team anlegt, wird der Verwaltungslink im Panel kopiert und von Hand versendet.
Die Buchungsliste lässt sich exportieren (CSV, XML oder PDF), um die Kunden des nächsten Tages zu kontaktieren.
Jedes Teammitglied hat einen ICS-Exportlink, damit Ihr Team Kalendererinnerungen auf dem Telefon erhält.

Was passiert, wenn ein Kunde bucht

Der Kunde wählt Leistung und Uhrzeit und sendet die Anfrage. Sie erscheint im Panel als „ausstehend“ und belegt den Termin, damit ihn niemand sonst bucht. Ihr Team bestätigt oder lehnt sie ab; keine der beiden Aktionen sendet dem Kunden eine Nachricht. Antwortet niemand, wird die Anfrage etwa eine Stunde nach Ende des angefragten Zeitfensters ohne Benachrichtigung von selbst storniert. Sagen Sie dem Kunden daher telefonisch oder auf Ihrer Website, wie und wann er eine Antwort erhält.

Eine manuelle Routine für den Vortag

Eine kurze Routine zur immer gleichen Zeit funktioniert besser als gelegentlicher Einsatz. Öffnen Sie die Buchungsliste für morgen (sie lässt sich als PDF exportieren), kontaktieren Sie jeden Kunden über den Kanal, den er angegeben hat — Anruf, persönliche Nachricht oder E-Mail aus Ihrem eigenen Konto —, bitten Sie um eine kurze Rückmeldung zur Teilnahme und stornieren Sie abgesagte Buchungen im Panel, damit der Termin wieder frei wird. Nennen Sie in der Nachricht Leistung, Datum, Uhrzeit und Ort. Die Telefonnummer aus dem öffentlichen Formular wird nicht gespeichert und die E-Mail-Adresse ist optional; fragen Sie bei der Bestätigung daher nach dem bevorzugten Kontakt.

Der Verwaltungslink des Kunden

Nach der Buchung zeigt der Bildschirm des Kunden einen Link, mit dem er die Buchung ohne Frist stornieren oder verschieben kann. Der Link wird nicht per E-Mail verschickt: Empfehlen Sie dem Kunden, ihn zu speichern. Bei Buchungen, die Ihr Team anlegt, oder bei Terminen einer Serie sieht der Kunde diesen Bildschirm nicht; den Link kopieren Sie dann im Panel und senden ihn selbst. Beim Verschieben wird die Verfügbarkeit geprüft, und eine ausstehende Buchung bleibt ausstehend.

Häufige Fragen

Erhält der Kunde eine Bestätigungs-E-Mail?

Nein. Weder Bestätigung noch Ablehnung noch Stornierung senden dem Kunden eine Nachricht. Der Kunde sieht nur den Bildschirm nach der Buchung; danach muss Ihr Team ihn per Telefon, Nachricht oder eigener E-Mail informieren.

Werden Erinnerungen 24 Stunden oder 1 Stunde vorher gesendet?

Nein. 4appointments sendet keine Erinnerungen an Kunden. Sie können eine manuelle Routine mit der Buchungsliste des Folgetags nutzen und Ihr Team den ICS-Kalender abonnieren lassen, um Erinnerungen im Telefonkalender zu erhalten.

Wie storniert oder verschiebt der Kunde eine Buchung?

Über den Verwaltungslink, der nach der Buchung auf seinem Bildschirm angezeigt wird. Es gibt keine Stornofrist, und der Link wird nicht per E-Mail verschickt; bei Buchungen, die Ihr Team anlegt, wird der Link im Panel kopiert und von Hand versendet.

Was geschieht mit einer Anfrage, die ich nicht bestätige?

Sie bleibt „ausstehend“ und blockiert den Termin. Wird sie nicht bearbeitet, wird sie etwa eine Stunde nach Ende des angefragten Zeitfensters automatisch und ohne Nachricht storniert.

Wie kann sich mein Team an Buchungen erinnern lassen?

Jedes Teammitglied hat einen ICS-Exportlink. Abonnieren Sie ihn in der Kalender-App Ihres Telefons, erscheinen die Buchungen neben privaten Terminen, und die App kann Erinnerungen anzeigen. Das erinnert Ihr Team, nicht den Kunden, und die Aktualisierung hängt davon ab, wie oft die App das Abonnement aktualisiert.

Legen Sie fest, wie Sie Ihre Kunden informieren

Buchungen kommen zur manuellen Bestätigung ins Panel. Die ersten 12 Monate sind kostenlos, ohne Karte.

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