Så åtgärdar du överlappande bokningar

Identifiera orsaken till överlappningen, omboka en av bokningarna och aktivera automatisk blockering framåt.

Problem i vardagen

Överlappande bokningar uppstår oftast när bokningar hanteras manuellt (telefon, meddelanden) och inget automatiskt system blockerar upptagna tider. Så här åtgärdar och förebygger du dem.

Identifiera överlappningen: öppna kalendern för den dagen och jämför bokningarna för samma medarbetare eller resurs. Överlappningar syns direkt i kalenderns timvy.

Kontakta kunden med den senaste överlappande bokningen (eller den manuellt tillagda) och erbjud en ombokning till en ledig tid. Det är viktigt att agera snabbt – ju tidigare du hör av dig, desto lättare är det att hitta ett acceptabelt alternativ.

Omboka manuellt från översikten: dra bokningen till en ny tid eller använd knappen ”Omboka” och välj en ledig tid. Kunden får automatiskt en ny bekräftelse med de uppdaterade uppgifterna.

För att förhindra framtida överlappningar aktiverar du automatisk blockering av tider och slutar hantera bokningar manuellt via telefon (eller flyttar över dem helt till systemet). Om problemen berodde på import av gamla data, kontrollera att det inte finns dubbletter.

Viktiga punkter

  • ✓Kalenderns timvy gör överlappningar tydliga direkt
  • ✓Manuell ombokning skickar automatiskt den uppdaterade bekräftelsen till kunden
  • ✓Att sluta ta telefonbokningar vid sidan av systemet tar bort huvudorsaken till överlappningar

Vanliga frågor

Hur kunde överlappningar uppstå när jag har ett onlinesystem?+

Oftast uppstår överlappningar när manuella bokningar (telefon, meddelande) inte läggs in i systemet, eller när Google Calendar inte är synkroniserad i båda riktningarna.

Kan jag ställa in en varning när en överlappning skapas?+

Ett moget bokningssystem blockerar överlappningar innan de uppstår. Om ditt system tillåter oavsiktlig dubbelbokning kan du kontakta supporten för att aktivera strikt blockering.

Relaterade guider

Vill du aldrig mer få överlappande bokningar?

4appointments blockerar upptagna tider automatiskt, så att dubbelbokningar inte kan uppstå.

Prova 4appointments