Le lien avec votre agenda passe par l’ICS : vous abonnez un agenda externe pour bloquer les plages occupées, et votre téléphone à l’agenda de 4appointments.
Un système de réservation doit respecter l’agenda que vous utilisez déjà. 4appointments s’appuie pour cela sur le format standard ICS, et non sur une synchronisation directe avec Google Agenda ou Outlook. Vous pouvez abonner un agenda externe (tout agenda capable de publier un lien ICS) pour importer des plages occupées, charger une seule fois un fichier .ics pour créer des réservations confirmées, et exporter l’agenda de chaque collaborateur sous forme de lien ICS auquel vous vous abonnez depuis votre téléphone. Il n’y a pas de synchronisation dans les deux sens : ce que vous faites dans un agenda externe ne modifie pas les réservations, et une nouvelle réservation n’apparaît dans votre agenda que lorsque votre application d’agenda actualise son abonnement.
Dans la section de l’agenda externe du panneau, vous collez le lien ICS (https) de l’agenda que vous utilisez déjà. 4appointments le lit environ toutes les 15 minutes et traite ses événements comme des plages occupées : ces créneaux disparaissent de la page de réservation publique. Chaque membre de l’équipe peut abonner jusqu’à 3 agendas. Les événements marqués comme disponibles ne bloquent rien.
Si vous avez déjà des rendez-vous dans un fichier .ics (2 Mo au maximum), vous pouvez le charger une fois. Les événements qui commencent dans les 60 jours à venir deviennent des réservations confirmées, avec le titre de l’événement comme nom de client ; les événements passés et ceux qui en chevauchent d’autres sont ignorés. Le fichier n’apporte ni e-mail ni téléphone : les coordonnées des clients restent à compléter à la main si vous en avez besoin.
Chaque collaborateur a un lien d’export ICS. Si vous vous y abonnez dans l’application d’agenda de votre téléphone, les réservations apparaissent à côté de vos événements personnels, et l’application peut afficher des alertes. La mise à jour dépend de la fréquence d’actualisation de l’abonnement par l’application. Le lien vous rappelle les rendez-vous à vous, pas au client, et n’envoie rien aux clients.
Avec tout agenda capable de publier un lien ICS (https), pour importer des plages occupées, et avec toute application d’agenda capable de s’abonner à un lien ICS, pour l’export. Il n’existe pas de connexion directe avec Google Agenda ou Outlook, ni avec Apple/CalDAV.
Non. L’import n’apporte que des plages occupées depuis un agenda externe, et l’export fournit un lien ICS avec les réservations. Les modifications faites dans un agenda ne sont pas renvoyées vers 4appointments.
Oui, jusqu’à 3 par membre de l’équipe, par exemple un agenda personnel et un agenda professionnel. Toutes leurs plages masquent des créneaux sur la page publique.
L’agenda abonné est lu environ toutes les 15 minutes : un changement peut donc apparaître avec un léger retard. Jusque-là, la page publique affiche les créneaux comme avant.
Oui, une seule fois, depuis un fichier .ics de 2 Mo au maximum : les événements qui commencent dans les 60 jours à venir deviennent des réservations confirmées, avec le titre comme nom de client. Ni e-mail ni téléphone ne sont importés.
Importez les plages occupées et exportez l’agenda vers votre téléphone. Les 12 premiers mois sont gratuits, sans carte.
