Cómo manejar la disponibilidad de tu personal en un sistema de reservas
Cada persona tiene su horario semanal y la página pública solo ofrece las horas en que está libre.
Calendario y horarios libres
Manejar la disponibilidad consiste en decirle al sistema cuándo atiende cada persona del equipo, para que tus clientes vean solo las horas en que el especialista que eligieron está libre. En 4appointments se hace por proveedor, en «Disponibilidad».
Crea una entrada por cada persona en «Proveedores» y define su horario semanal: días de trabajo y horas de entrada y salida, con valores distintos por día (por ejemplo, hasta las 20:00 los martes y viernes y hasta las 17:00 el resto). Cada proveedor tiene su propio horario y no hereda el de otro.
Para días libres, cursos o incapacidades, agrega excepciones: un día completo o solo un intervalo, como bloqueo. También puede abrirse por excepción un día que normalmente no se trabaja, por ejemplo un sábado extra. Estos registros los hace quien tenga permiso de edición en «Mi equipo».
Si la persona lleva su agenda en otro lado, en «Calendario externo» puede suscribirse al enlace ICS (https) de ese calendario. Los eventos ocupados bloquean la agenda en 4appointments con un retraso de unos 15 minutos; cada miembro puede suscribirse a hasta tres calendarios y los eventos marcados como libres se ignoran.
En la página pública el cliente elige a una persona concreta o la opción «Cualquiera disponible», y el sistema asigna la reserva a quien esté libre a esa hora, con preferencia por quien tenga menos reservas. No hay reparto por competencias: todos los servicios aparecen con cualquier proveedor. Las reservas que creas desde el panel no aplican las reglas de margen ni de antelación de la página pública, así que revisa el horario de la persona antes de guardar.
Lo más importante
- ✓Horario semanal propio para cada proveedor, con horas distintas por día
- ✓Excepciones para días libres y ausencias, de un día completo o de un solo intervalo
- ✓Calendario externo (ICS) para bloquear horas ocupadas en otras agendas
Dudas frecuentes
¿Una persona puede trabajar en varios locales?+
El horario es uno solo por persona y la reserva no queda ligada a un local. Si trabaja en otro lugar en ciertos periodos, regístralos como bloqueo para que no se ofrezcan a los clientes.
¿Puedo ver cuántas reservas tiene cada persona?+
Sí: los informes tienen tablas por proveedor, con reservas confirmadas, canceladas y pendientes. No hay informe de tasa de ocupación.
Guías que te pueden servir
¿Tu equipo trabaja con horarios distintos?
Con 4appointments organizas un horario por persona, sus ausencias y la opción de cualquiera disponible. Revisa los planes en la página de precios.
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