Cómo gestionar la disponibilidad de los empleados en un sistema de reservas
Cada persona tiene su horario semanal y la página pública solo ofrece las horas en que está libre.
Calendario y disponibilidad
Gestionar la disponibilidad significa indicarle al sistema cuándo atiende cada persona del equipo. En 4appointments se hace por proveedor, en «Disponibilidad», y la página pública usa esos horarios para mostrar solo los periodos libres.
En «Proveedores» cree una entrada por cada persona que atiende. En «Disponibilidad» defina su horario semanal, con días de trabajo y horas de inicio y fin, distintas por día si hace falta. Cada proveedor tiene su horario y no hereda el de otro.
Para días libres, capacitaciones o ausencias, añada excepciones: un día completo o solo un intervalo, marcado como bloqueo. Un día en que la persona normalmente no trabaja también puede abrirse como excepción, por ejemplo un sábado extra. Estos registros los hace quien tenga el permiso de edición que el titular concede en «Mi equipo».
Si la persona lleva una agenda en otro lugar, puede suscribirse en «Calendario externo» al enlace ICS (https) de ese calendario. Los eventos ocupados bloquean su agenda en 4appointments, con un retraso de unos 15 minutos. Cada miembro puede suscribirse a hasta tres calendarios, y los eventos marcados como libres se ignoran.
En la página pública el cliente elige a una persona concreta o «Cualquiera disponible». Con esta segunda opción, el sistema asigna la reserva a quien esté libre a esa hora, con preferencia por quien tiene menos reservas. No hay reparto por competencias: todos los servicios aparecen para cualquier proveedor. Las reservas creadas desde el panel no aplican las reglas de margen ni de antelación de la página pública, así que confirme siempre el horario de la persona antes de guardar.
Lo esencial
- ✓Horario semanal propio para cada proveedor, con horas distintas por día
- ✓Excepciones para días libres y ausencias, de un día completo o de un solo intervalo
- ✓Calendario externo (enlace ICS) para bloquear horas ocupadas de otras agendas
Dudas más comunes
¿Puede una persona trabajar en varios locales?+
El horario es uno solo por persona y la reserva no queda asociada a un local. Si trabaja en otro sitio en ciertos periodos, regístrelos como bloqueo para que no se ofrezcan a los clientes.
¿Ven los empleados la agenda de sus compañeros?+
Depende de los permisos y de la visibilidad del calendario del equipo. Por defecto la visibilidad es a nivel de empresa, con los nombres de los clientes; puede restringirla a equipos, a compañeros seleccionados o hacerla privada. Revise estas opciones antes de dar acceso.
Otras guías de interés
Organice los horarios de su equipo
Cree un proveedor por persona, defina su horario semanal y comparta el enlace de reservas. Consulte los planes en la página de precios.
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