Qué hace y qué no hace la herramienta
Como el sistema siempre acepta la cancelación, decidir si se aplica alguna consecuencia depende del negocio y pasa por hablarlo con el cliente. El equipo puede anular reservas en el panel, y el enlace de gestión no se envía por correo.
- El cliente puede cancelar o cambiar su cita con el enlace de gestión, sin plazo mínimo
- No hay estado «no se presentó», contador de ausencias ni cobro o devolución de cargos
- Los informes muestran la tasa de cancelación, pero no distinguen una ausencia de una cancelación a tiempo
- Anular una reserva en el panel libera el espacio y no avisa al cliente
Qué puntos incluir y dónde comunicarla
Redacte una política breve, en lenguaje sencillo, y póngala en su web junto al botón de reservas, en el local o en el mensaje con que confirma la cita. El campo de nota del formulario público es libre para el cliente y no permite al negocio poner texto. Conviene que la política se conozca antes de reservar, no solo cuando surge un problema. Puede incluir:
- Hasta cuándo puede el cliente cancelar o cambiar sin consecuencias
- Qué pasa en caso de ausencia o de aviso tardío, por ejemplo perder el turno
- Si se admite un retraso y cuánto tiempo se guarda el espacio
- Si hay un adelanto y en qué condiciones se devuelve
Registrar las ausencias y reglas por servicio
Como la herramienta no tiene estado de ausencia, regístrelas aparte, en una hoja de cálculo o un cuaderno, con la fecha y el nombre del cliente. Puede poner reglas distintas por tipo de servicio: en uno corto, una política flexible; en uno largo, una más estricta. Si piensa cobrar un cargo por ausencia, verifique antes si está permitido y en qué condiciones, porque 4appointments no lo cobra. Ejemplo ilustrativo: «Puede cancelar o cambiar la cita hasta el final del día anterior; pasado ese plazo, la siguiente reserva se acepta solo tras una conversación telefónica». Información general, no sustituye el asesoramiento legal.
Dudas más comunes
¿Puedo fijar en 4appointments un plazo mínimo para cancelar?
No. El cliente que tiene el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento. El plazo que usted defina es una regla de su negocio, comunicada por fuera de la herramienta.
¿4appointments cobra un cargo al cliente que no llega?
No. No hay cobro de cargos ni estado «no se presentó». Si aplica una regla de ausencias, el registro y el posible cobro los hace usted, por fuera de la herramienta.
¿Cómo sé que el cliente conoce mi política?
Comuníquela antes de la reserva: en su web, al confirmar o en el propio local. La página pública no muestra un texto de política definido por el negocio.
¿El cliente recibe un aviso cuando anulo una reserva?
No. Anular una reserva en el panel no envía ningún mensaje al cliente. Avísele directamente, por teléfono o por mensaje.
¿Quiere una agenda sencilla para sus reservas?
Vea los planes de 4appointments. Los primeros 12 meses son gratis, sin tarjeta; la política de cancelación la define usted.
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