Cómo resolver citas solapadas
Localice el cruce, mueva una de las citas, avise usted mismo al cliente y registre todo en la agenda para evitarlo.
Problemas del día a día
Las citas solapadas casi siempre nacen fuera de la herramienta: reservas aceptadas por teléfono o mensaje que nadie anotó, o compromisos de otro calendario que 4appointments no conocía. La página pública y las citas creadas desde el panel comprueban la disponibilidad, así que la clave es que todo pase por ahí. Así se corrige y así se previene.
Localice el cruce. Abra el calendario del día en vista de día o de semana y compare las citas del mismo proveedor: las que se pisan se ven una sobre otra. Abra cada una para revisar el cliente, el servicio y el estado.
Decida cuál se mueve, normalmente la última en llegar o la creada a mano, y avise al cliente cuanto antes por teléfono o mensaje. 4appointments no envía ningún aviso al cliente cuando se cambia una cita, así que la comunicación es cosa suya. Ofrézcale un espacio libre: mientras más pronto lo haga, más fácil le será conseguir una alternativa que le funcione.
Mueva la cita arrastrándola a un espacio libre del calendario o editándola desde «Reservas». Al cambiarla se comprueban la disponibilidad y los solapamientos. Si el cliente va a usar su enlace de gestión, recuerde que solo se muestra en su pantalla de confirmación; en las citas creadas por el equipo debe copiarlo y enviarlo usted.
Para que no se repita, anote en «Reservas» cada cita que acepte por teléfono, porque al crearla se comprueban el horario del proveedor, los solapamientos y los bloques ocupados importados. Suscriba además el enlace ICS de su otro calendario en «Calendario externo»: sus compromisos personales bloquearán espacios en la página pública.
Lo esencial
- ✓La vista de día o de semana muestra los cruces de un vistazo
- ✓Mover una cita no avisa al cliente: hágalo usted por su canal habitual
- ✓Registrar cada cita telefónica en «Reservas» elimina la causa más frecuente
Dudas más comunes
Tengo un sistema en línea, ¿cómo se produjo el solapamiento?+
Lo más habitual es una cita aceptada fuera de la herramienta, un evento de otro calendario que no estaba suscrito por ICS o un evento importado de un archivo .ics que se solapaba y fue ignorado. La suscripción por enlace se actualiza cada 15 minutos aproximadamente.
¿Recibiré una alerta si se crea un solapamiento?+
No hay alertas de solapamiento. Lo que sí hace 4appointments es comprobar la disponibilidad al reservar desde la página pública y al crear citas desde el panel, por eso conviene registrar todo ahí.
Otras guías de interés
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