Sådan løser du overlappende aftaler

Find årsagen til overlappet, flyt en af aftalerne og aktivér automatisk blokering for fremtiden.

Problemer i hverdagen

Overlappende aftaler opstår som regel, når bookinger styres manuelt (telefon, beskeder), og der ikke er noget automatisk system, der blokerer optagede tider. Her kan du se, hvordan du løser dem, og hvordan du forebygger dem.

Find overlappet: Åbn kalenderen for den pågældende dag, og sammenlign aftalerne for den samme medarbejder eller ressource. Overlap er straks synlige i kalenderens timevisning.

Kontakt den kunde, hvis aftale er nyest (eller som er tilføjet manuelt), og tilbyd at flytte aftalen til et ledigt tidspunkt. Det er vigtigt at handle hurtigt – jo før du kontakter kunden, desto lettere er det at finde et acceptabelt alternativ.

Flyt aftalen manuelt fra dashboardet: Træk aftalen til et nyt tidspunkt, eller brug knappen »Flyt« og vælg et ledigt tidspunkt. Kunden modtager automatisk en ny bekræftelse med de opdaterede oplysninger.

For at undgå fremtidige overlap: Aktivér automatisk blokering af tidspunkter, og stop med at styre bookinger manuelt via telefon (eller flyt dem helt ind i systemet). Hvis problemerne stammede fra import af gamle data, så kontrollér, at der ikke er dubletter.

Vigtigste punkter

  • ✓Kalenderens timevisning gør overlap straks synlige
  • ✓Manuel flytning sender automatisk den opdaterede bekræftelse til kunden
  • ✓Hvis du fjerner telefonbookinger, forsvinder den væsentligste årsag til overlap

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan kunne der opstå overlap, når jeg har et onlinesystem?+

Oftest opstår overlap, når manuelle bookinger (telefon, besked) ikke indtastes i systemet, eller når Google Calendar ikke er synkroniseret i begge retninger.

Kan jeg indstille en alarm, når der oprettes et overlap?+

Modne bookingsystemer blokerer overlap, før de opstår. Hvis dit system tillader utilsigtet dobbeltbooking, så kontakt supporten for at aktivere streng blokering.

Relaterede guider

Vil du have en kalender helt uden overlap?

4appointments blokerer optagede tider automatisk – fra første aftale er der ingen konflikter at rette op på.

Prøv 4appointments