Sådan sender du automatiske mails om aftaler

Fastlæg beskedtype og timing én gang – systemet sender automatisk for hver aftale.

Særlige spørgsmål

Automatiske mails om aftaler dækker tre centrale øjeblikke: bekræftelsen ved booking, påmindelserne forinden og notifikationen om aflysning – alt uden manuelt arbejde.

Bookingbekræftelsen: sendes øjeblikkeligt og automatisk ved enhver ny booking (også om natten eller i weekenden). Den indeholder alle oplysninger om aftalen og linket til at flytte eller aflyse. Format: én mail med alle aftalens oplysninger og administrationslinket.

Påmindelserne før aftalen: to automatiske mails, én 24 timer før og én en time før, sendt for enhver bekræftet aftale med en mailadresse. De indeholder alle oplysninger og administrationslinket.

Notifikationen om aflysning: sendes til kunden, når kunden eller virksomheden aflyser aftalen. Den indeholder en opfordring til at booke en ny tid og, hvor det er relevant, bekræftelse af refusion af depositum.

Teksten i alle beskeder kan tilpasses med virksomhedens navn, adresse, aftalens oplysninger, dynamiske variable ({client_name}, {appointment_date}, {service}) og eventuelle instrukser, der er særlige for din virksomhed.

Vigtigste punkter

  • ✓Tre øjeblikke dækkes automatisk: booking, 24 timer før og en time før
  • ✓Intet at konfigurere – det starter med din første bekræftede aftale
  • ✓Dynamiske variable personaliserer hver besked automatisk

Ofte stillede spørgsmål

Hvad koster de automatiske mails i 4appointments?+

Ingenting ekstra. Bekræftelserne og begge påmindelser er inkluderet i det månedlige abonnement – ingen pris pr. besked og ingen provision pr. booking.

Hvad hvis en kunde ikke angiver en mailadresse?+

Uden en mailadresse kan hverken bekræftelsen eller påmindelserne sendes. Derfor er mailadressen det vigtigste felt i bookingformularen – telefonnummeret er til direkte kontakt, ikke til automatiske beskeder.

Relaterede guider

Vil du automatisere kommunikationen med kunderne helt?

4appointments sender automatisk bekræftelsesmailen og begge påmindelser for hver aftale – der er ikke noget at konfigurere.

Prøv 4appointments