Cómo controlar la disponibilidad del personal en un sistema de reservas
Cada colaborador tiene su propio horario; el sistema calcula solo cuándo está libre.
Calendario y horarios
Controlar la disponibilidad del personal es configurar el horario de cada persona para que el sistema les muestre a los clientes únicamente las horas en que el especialista escogido de verdad puede atenderlos.
En «Proveedores» cree una entrada por cada persona que atiende a clientes. En «Disponibilidad» defina su horario semanal: días de trabajo y horas de inicio y fin, con valores distintos por día (por ejemplo, hasta las 20:00 los martes y viernes y hasta las 17:00 el resto). Cada proveedor tiene su horario y no hereda el de otro.
Para días libres, capacitaciones o incapacidades, añada excepciones: un día completo o solo un intervalo, marcado como bloqueo. Un día en que la persona normalmente no trabaja también puede abrirse por excepción, por ejemplo un sábado extra. Estos registros los hace quien tenga permiso de edición que el titular concede en «Mi equipo».
Si la persona mantiene una agenda en otro sitio, en «Calendario externo» puede suscribirse al enlace ICS (https) de ese calendario. Los eventos ocupados pasan a bloquear la agenda en 4appointments, con un retraso de unos 15 minutos. Cada miembro puede suscribirse a hasta tres calendarios y los eventos marcados como libres se ignoran.
En la página pública, el cliente elige a una persona concreta o la opción «Cualquiera disponible». Con la segunda, el sistema asigna la reserva a quien esté libre a esa hora, dando preferencia a quien tiene menos reservas. No hay reparto por competencias: todos los servicios aparecen para cualquier proveedor.
Lo esencial
- ✓Horario distinto para cada día de la semana, con sus propias horas por día
- ✓Excepciones para días libres y ausencias, de un día completo o de un solo intervalo
- ✓Calendario externo (enlace ICS) para bloquear horas ocupadas en otras agendas
Preguntas comunes
¿Un colaborador puede trabajar en más de un local?+
El horario es uno solo por persona y la reserva no queda asociada a un local. Si trabaja en otro sitio en ciertos periodos, regístrelos como bloqueo para que no se ofrezcan a los clientes.
¿Puedo ver cuántas reservas tiene cada persona?+
Los informes incluyen tablas por proveedor, con reservas confirmadas, canceladas y pendientes. No existe un informe de tasa de ocupación.
Guías que le pueden servir
¿Su equipo trabaja con horarios distintos?
Cree un proveedor por persona, defina su horario semanal y comparta el enlace de reservas. Consulte los planes en la página de precios.
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