Qué hace y qué no hace la herramienta
El cliente que tiene el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento, incluso poco antes de la hora, y no hay un plazo mínimo. El equipo puede anular reservas en el panel. El enlace de gestión solo aparece en la pantalla de confirmación del cliente y no se envía por correo. Como el sistema siempre acepta la cancelación, decidir si se aplica alguna consecuencia depende del negocio y pasa por hablarlo con el cliente.
- Cancelar o cambiar la cita con el enlace de gestión, sin plazo mínimo.
- No existe estado «no se presentó», contador de ausencias ni cobro o devolución de cargos.
- Los informes muestran la tasa de cancelación, pero no distinguen una ausencia de una cancelación.
- Anular una reserva en el panel no envía ningún aviso al cliente.
Qué puntos incluir en la política
Una política breve, en lenguaje sencillo, responde a las dudas habituales y evita discusiones en el momento. Redáctela primero para usted y compruebe que un cliente la entendería a la primera lectura. Puede incluir:
- Hasta cuándo puede el cliente cancelar o cambiar sin consecuencias.
- Qué ocurre en caso de ausencia o aviso tardío, por ejemplo perder el turno o tener que acordar una nueva cita.
- Si se admiten atrasos y cuánto tiempo se guarda el espacio.
- Cómo cambiar la cita: con el enlace de gestión o contactando directamente con el negocio.
Una política para cada tipo de servicio
Como la página de reservas no tiene un campo propio para la política, use los canales que usted controla. Ponga el texto en su sitio, junto al botón de reserva, y repítalo en el mensaje o la llamada con la que confirma la cita. También puede colocarlo en el local, junto a la recepción. El campo de nota del formulario público es libre para el cliente y no permite al negocio poner texto. Conviene que la política se conozca antes de reservar, no solo cuando surge un problema, y que el equipo la aplique siempre de la misma manera.
Preguntas comunes
¿Puedo fijar en 4appointments un plazo mínimo para cancelar?
No. El cliente que tiene el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento. El plazo que usted defina es una regla del negocio y debe comunicarla fuera de la herramienta.
¿4appointments cobra un cargo al cliente que no se presenta?
No. No hay cobro de cargos ni estado «no se presentó». Si aplica una regla de ausencias, el registro y el posible cobro los hace usted, fuera de la herramienta, después de revisar si está permitido y en qué condiciones.
¿Cómo registro las ausencias?
Como no existe un estado de ausencia, llévelas por su cuenta, en una hoja de cálculo o un cuaderno, con la fecha y el nombre del cliente. Anular la reserva en el panel libera el hueco, pero cuenta como cancelación en los informes.
¿El cliente recibe un aviso cuando anulo una reserva?
No. La anulación hecha en el panel no envía ningún mensaje al cliente. Avísele directamente, por teléfono o por mensaje.
¿Quiere una agenda sencilla para sus reservas?
Consulte los planes de 4appointments. Los primeros 12 meses son gratuitos, sin tarjeta (véase la página de precios); la política de cancelación la define usted.
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