Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về đặt lịch trực tuyến
Giải đáp dành cho doanh nghiệp nhận lịch hẹn: thiết lập trang đặt lịch, đồng bộ lịch, nhắc hẹn qua e-mail tự động, khách không đến, thanh toán trực tuyến, làm việc nhóm và nhiều địa điểm.
Bắt đầu và gói dịch vụ
Tôi cần gì để bắt đầu với 4appointments?
Chỉ cần e-mail và tên doanh nghiệp. Chỉ sau vài phút, bạn có trang đặt lịch trực tuyến riêng tại 4appointments.net/ten-cua-ban, sẵn sàng gắn vào website, phần tiểu sử mạng xã hội hoặc Hồ sơ doanh nghiệp trên Google. Không cần cài đặt hay thiết bị đặc biệt.
Có bản dùng thử miễn phí không?
Có. Bạn được dùng thử miễn phí 6 tháng với đầy đủ tính năng: trang đặt lịch công khai, lịch làm việc, nhắc hẹn qua e-mail tự động, đồng bộ Google Calendar và tối đa 3 chuyên viên. Đăng ký không cần thẻ; bạn chọn gói phù hợp sau khi kết thúc thời gian dùng thử.
Tôi có thể nâng cấp hoặc hạ gói bất cứ lúc nào không?
Có. Bạn đổi gói bất cứ lúc nào tại /pricing. Phần giá trị còn lại của gói hiện tại được tự động quy đổi sang gói mới, tính theo ngày. Dữ liệu và trang đặt lịch của bạn được giữ nguyên.
Nếu gặp khó khăn khi thiết lập, tôi được hỗ trợ thế nào?
Bạn có khung chat ngay trong ứng dụng với đội ngũ của chúng tôi, video hướng dẫn từng bước cho mọi mô-đun và cam kết phản hồi trong vòng 24 giờ vào ngày làm việc. Các gói dành cho nhóm lớn hơn còn có buổi hướng dẫn riêng 1 kèm 1, không tính thêm phí.
Tôi có thể quản lý nhiều doanh nghiệp từ một tài khoản không?
Có. Từ một tài khoản, bạn quản lý nhiều doanh nghiệp hoặc nhiều địa điểm, mỗi nơi có trang đặt lịch, lịch làm việc và đội ngũ riêng. Chuyển đổi giữa chúng chỉ cần một cú nhấp chuột trên thanh phía trên.
Có những hình thức thanh toán nào?
Thẻ (Visa, Mastercard) hoặc chuyển khoản ngân hàng theo hóa đơn tạm tính. Bạn chọn thanh toán theo tháng hoặc theo năm (thanh toán theo năm được giảm giá). Gia hạn tự động giúp dịch vụ không bị gián đoạn.
Đặt lịch trực tuyến và lịch làm việc
Trang đặt lịch trực tuyến hoạt động như thế nào?
Bạn có một trang đặt lịch công khai với địa chỉ riêng, có thể gắn vào website, phần tiểu sử mạng xã hội hoặc Hồ sơ doanh nghiệp trên Google. Khách hàng xem lịch trống theo thời gian thực và tự đặt lịch 24/7 — không cần gọi điện, không cần xác nhận thủ công.
Tôi có thể đồng bộ lịch hẹn với Google Calendar hoặc Outlook không?
Có. Lịch của 4appointments được đồng bộ hai chiều với Google Calendar và Microsoft Outlook. Khung giờ bận trong lịch cá nhân của bạn sẽ tự động chặn các khung giờ trên trang đặt lịch công khai — không còn tình trạng đặt trùng lịch.
Làm thế nào để thiết lập giờ làm việc và giờ nghỉ?
Trong phần cài đặt, bạn xác định giờ làm việc hằng tuần cho từng chuyên viên và từng địa điểm, giờ nghỉ trưa, ngày nghỉ và các ngày lễ. Hệ thống không bao giờ nhận lịch đặt ngoài các khung giờ này, và việc tạo ngoại lệ cho một ngày cụ thể chỉ mất hai cú nhấp chuột.
Múi giờ được xử lý thế nào với khách hàng quốc tế?
Trang đặt lịch tự động nhận diện múi giờ của khách và hiển thị các khung giờ theo giờ địa phương của họ. Bạn luôn xem lịch hẹn theo múi giờ của chính mình. Rất phù hợp với tư vấn viên, huấn luyện viên và dịch vụ trực tuyến có khách hàng ở nhiều quốc gia.
Tôi có thể thiết lập nhiều dịch vụ với thời lượng và giá riêng không?
Có. Bạn thêm bất kỳ dịch vụ nào với thời lượng, giá, mô tả và thời gian đệm trước hoặc sau tùy chọn. Khách hàng chọn dịch vụ, hệ thống tự tính cần bao nhiêu khung giờ liên tiếp và chỉ hiển thị những lựa chọn khả thi.
Tôi có thể đóng lịch cho một ngày hoặc một khoảng thời gian nhất định không?
Có. Bạn chặn một khung giờ, cả ngày hoặc cả tuần chỉ với một cú nhấp chuột cho kỳ nghỉ, sự kiện hoặc giờ nghỉ. Khách hàng cố đặt lịch trong khoảng đó sẽ thấy ngay khung giờ trống kế tiếp, không gặp thông báo lỗi.
Tôi có thể tùy chỉnh giao diện trang đặt lịch không?
Có. Bạn thêm logo, màu thương hiệu, ảnh, mô tả cho từng dịch vụ và lời chào. Trang của bạn trông gọn gàng, đúng nhận diện thương hiệu — chứ không phải một biểu mẫu chung chung.
Có API hoặc widget để nhúng vào website của tôi không?
Có. Chúng tôi cung cấp widget nhúng cho WordPress, Webflow, Wix và các công cụ tạo website khác, cùng API REST cho các tích hợp tùy chỉnh. Dữ liệu đặt lịch có thể được tự động đưa vào CRM hiện có của bạn.
Nhắc hẹn và khách không đến
Hệ thống tự động gửi những e-mail nào?
E-mail xác nhận khi đặt lịch (kèm tệp .ics và liên kết tự quản lý), một lời nhắc trước 24 giờ và một lời nhắc nữa trước 1 giờ, cùng e-mail cho mỗi lần đổi lịch, thay đổi hoặc hủy lịch. Khách trong danh sách chờ được thông báo qua e-mail ngay khi có khung giờ trống.
Lời nhắc được gửi trước bao lâu?
Mỗi lịch hẹn đã xác nhận nhận hai lời nhắc tự động: một lời nhắc trước 24 giờ và một lời nhắc trước 1 giờ. Thời điểm gửi là cố định nên bạn không cần cấu hình gì — chỉ cần đảm bảo lịch đặt có địa chỉ e-mail của khách.
Thông báo tự động có tính thêm phí không?
Không. Không tính phí theo từng tin nhắn và không cần nạp thêm tín dụng: mọi e-mail — xác nhận, hai lời nhắc, đổi lịch, hủy lịch và thông báo danh sách chờ — đều nằm trong mức giá hằng tháng cố định của gói, dù bạn nhận bao nhiêu lịch hẹn.
Khách hàng có thể tự đổi lịch hoặc hủy lịch không?
Có. Mỗi e-mail xác nhận có một liên kết tự quản lý để đổi lịch hoặc hủy lịch theo quy tắc bạn đặt ra (ví dụ: trước ít nhất 24 giờ). Khung giờ được giải phóng sẽ tự động mở cho khách hàng khác.
Tôi có thể yêu cầu đặt cọc khi đặt lịch để giảm tình trạng khách không đến không?
Có. Với bất kỳ dịch vụ nào, bạn có thể yêu cầu thanh toán toàn bộ hoặc đặt cọc bằng thẻ ngay khi đặt lịch. Đặt cọc giúp giảm đáng kể tình trạng khách không đến và bù đắp chi phí của bạn nếu khách vắng mặt, theo chính sách của bạn.
Chuyện gì xảy ra khi khách không đến?
Bạn đánh dấu lịch hẹn là không đến chỉ với một cú nhấp chuột. Hệ thống lưu lại lịch sử của từng khách, cảnh báo khi khách có thói quen vắng mặt, và có thể tự động áp dụng chính sách (phí vắng mặt, tạm khóa đặt lịch, yêu cầu thanh toán trước).
Xác nhận có được gửi ngay sau khi đặt lịch không?
Có. Ngay khi đặt lịch, khách hàng nhận được e-mail xác nhận với ngày, giờ, dịch vụ và địa điểm, liên kết để tự đổi lịch hoặc hủy lịch, cùng tệp đính kèm .ics để thêm lịch hẹn thẳng vào lịch của họ (Google, Apple, Outlook).
Thanh toán, đội ngũ và nhiều địa điểm
Khách hàng có thể thanh toán trực tuyến khi đặt lịch không?
Có. Bạn kết nối tài khoản Stripe trong phần cài đặt và bật thanh toán cho bất kỳ dịch vụ nào — thu toàn bộ hoặc chỉ thu tiền đặt cọc. Tiền về thẳng tài khoản ngân hàng của bạn; phí Stripe do bạn chịu hoặc chuyển sang khách hàng, tùy bạn chọn.
Tôi có thể quản lý lịch cho cả một đội ngũ chuyên viên không?
Có. Mỗi chuyên viên có lịch, dịch vụ và giờ làm việc riêng. Khách hàng chọn người mình muốn ngay trên trang đặt lịch, hoặc hệ thống tự động phân công một người theo lịch trống hoặc quy tắc phân bổ khối lượng công việc.
Làm thế nào để quản lý nhiều địa điểm từ một tài khoản?
Bạn thiết lập từng địa điểm với địa chỉ, giờ làm việc, đội ngũ và dịch vụ riêng. Tất cả hiển thị trên trang đặt lịch của bạn — khách hàng chọn địa điểm phù hợp, còn bạn xem lịch tổng hợp trên bảng điều khiển hoặc lọc theo từng địa điểm cụ thể.
Tôi có thể phân quyền truy cập khác nhau cho lễ tân, chuyên viên và quản lý không?
Có. Vai trò có thể cấu hình hoàn toàn: quản lý xem được mọi thứ, chuyên viên xem lịch và khách hàng của mình, nhân viên lễ tân có thể đặt lịch nhưng không xem được báo cáo tài chính. Quyền được thiết lập chi tiết cho từng người dùng.
Tôi có cơ sở dữ liệu khách hàng kèm lịch sử và ghi chú không?
Có. Mỗi khách hàng có một hồ sơ với đầy đủ lịch sử lịch hẹn, ghi chú nội bộ (chỉ đội ngũ xem được), sở thích, giá trị trọn đời và thói quen vắng mặt. Tìm kiếm tức thì theo tên, e-mail hoặc số điện thoại.
Có tích hợp với các ứng dụng khác hoặc CRM hiện có không?
Có. Tích hợp sẵn với Google Calendar, Outlook, Zoom (liên kết cuộc họp được tạo tự động cho lịch hẹn trực tuyến), Stripe, cùng webhook cho từng sự kiện (lịch hẹn được tạo, được thanh toán, bị hủy). Ngoài ra còn có API REST cho các CRM riêng.
Dữ liệu và trang đặt lịch của tôi có an toàn và tuân thủ GDPR không?
Có. Dữ liệu được mã hóa khi lưu trữ trên máy chủ của chúng tôi (Hetzner, trung tâm dữ liệu Helsinki), có sao lưu hằng ngày và phân quyền truy cập chặt chẽ theo vai trò. Chúng tôi tuân thủ đầy đủ GDPR — khách hàng có thể yêu cầu xuất hoặc xóa dữ liệu bất cứ lúc nào, và bạn có nhật ký kiểm toán cho mọi lượt truy cập.