Come gestire i clienti che non si presentano
Lo strumento non registra le mancate presentazioni né blocca i clienti: serve un metodo semplice, tutto manuale.
Problemi reali
Quando un cliente non si presenta, conviene avere una risposta pronta. In 4appointments le prenotazioni hanno solo gli stati in attesa, confermata e annullata: non esiste uno stato per la mancata presentazione, né un contatore di recidive o un elenco di clienti bloccati.
Annoti la mancata presentazione a parte, in un foglio di calcolo o su un quaderno: nome, data, servizio e quanto concordato con il cliente. L'elenco clienti del pannello è una rubrica con nome, email e telefono, senza note né storico. Eviti di annullare la prenotazione solo per segnalarla: aumenterebbe il tasso di annullamento nei report e confonderebbe assenze e disdette.
Contatti il cliente con un messaggio semplice e neutro: constati che non è venuto, proponga un nuovo appuntamento se ha senso e ricordi le regole per la prossima volta. Dopo una mancata presentazione il sistema non invia alcun messaggio, quindi il contatto parte sempre da lei.
Per i clienti con assenze ripetute sfrutti la conferma manuale: le richieste della pagina pubblica entrano in attesa e occupano lo slot, e può decidere se confermarle o rifiutarle. Il rifiuto non avvisa il cliente, quindi lo contatti. Non è possibile bloccare una persona sulla pagina pubblica: può prenotare di nuovo, e la decisione resta sua al momento della conferma.
Se vuole chiedere un pagamento anticipato, va concordato fuori dallo strumento, prima di confermare lo slot, e confermi solo dopo averlo ricevuto. 4appointments non incassa acconti, caparre o penali. In generale, caparra confirmatoria e acconto hanno regimi diversi: le condizioni vanno comunicate in modo chiaro prima, e per i casi dubbi conviene sentire un professionista.
Da ricordare
- ✓Nessuno stato «assente» né contatore: il registro delle assenze si tiene a parte
- ✓La conferma manuale permette di decidere caso per caso sui clienti già assenti
- ✓Eventuali pagamenti anticipati si concordano fuori dallo strumento, prima della conferma
Domande frequenti
Posso inviare un messaggio dopo una mancata presentazione?+
4appointments non invia messaggi ai clienti. Li contatti per telefono, messaggio o email, con i suoi mezzi, ricordando il link di gestione se ne dispone.
È lecito trattenere la somma versata da un cliente che non si presenta?+
Dipende da quanto concordato e dalla natura della somma: caparra e acconto hanno regimi diversi. Stabilisca le condizioni prima, per iscritto, e per i casi dubbi si rivolga a un professionista. Informazione generale, non una consulenza legale.
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