Comment gérer les rendez-vous pour plusieurs sites
Pas de gestion multi-sites native : un prestataire par lieu, avec son agenda et son lien, fait très bien l'affaire.
Questions particulières
Si vous travaillez dans plusieurs lieux, vous vous demandez sans doute comment les séparer. 4appointments affiche une liste d'emplacements, mais elle ne sert qu'à l'information : la réservation n'est pas liée à un site. Voici une organisation simple, qui fonctionne dès aujourd'hui.
Créez un prestataire par lieu et nommez-le clairement, par exemple « Salon Centre » et « Salon Gare ». Chacun possède son planning hebdomadaire, ses exceptions et ses jours de fermeture. Les horaires d'un site peuvent donc différer de ceux de l'autre sans conflit.
Chaque prestataire a son propre lien de réservation. Utilisez le lien du site concerné dans vos supports locaux : fiche Google du lieu, affichage, message à vos clients. Le client arrive directement sur l'agenda du bon endroit, sans étape de choix de site.
Si vous préférez une page unique, le client voit tous les prestataires. Vous pouvez laisser l'option « N'importe qui de disponible », mais elle choisit simplement la personne ayant le moins de réservations, sans tenir compte du lieu : désactivez-la dans les règles de la page publique pour que le client choisisse le site.
Pour une personne qui travaille sur deux sites, créez deux prestataires et répartissez ses horaires pour qu'ils ne se recouvrent jamais, par exemple lundi à mercredi pour l'un et jeudi à vendredi pour l'autre. Les deux agendas étant séparés, l'outil ne les compare pas entre eux.
Côté suivi, le calendrier se consulte par prestataire et les rapports comportent des tableaux par prestataire. Pour le total d'un site, additionnez les chiffres de vos prestataires. Attribuez à chaque membre de l'équipe les droits utiles à son rôle.
À retenir
- ✓La liste d'emplacements est informative : elle n'est pas liée aux réservations
- ✓Un prestataire par site, avec son agenda et son lien dédiés
- ✓Pour une personne présente sur deux sites, répartissez les jours à la main
- ✓Rapports par prestataire, à additionner pour obtenir un total par site
Questions fréquentes
Un collaborateur peut-il travailler sur plusieurs sites ?+
Oui, en créant un prestataire par site et en répartissant ses horaires de façon à ne pas les recouvrir. L'outil ne contrôle pas les conflits entre deux prestataires distincts.
Faut-il payer plus pour chaque site ?+
Les formules limitent les utilisateurs du panneau, les sociétés, le stockage et les e-mails, pas le nombre de prestataires. Les tarifs vont de 1 € à 8 € par mois, avec 12 mois gratuits ; voir la page des prix.
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Un prestataire par lieu, un lien par agenda : démarrez simplement. Les 12 premiers mois sont gratuits, sans carte bancaire.
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