Was möglich ist und was nicht
Es gibt drei Möglichkeiten: belegte Zeiten aus einem externen Kalender importieren, eine einzelne ICS-Datei als bestätigte Buchungen importieren und den Kalender jedes Teammitglieds exportieren. Eine Synchronisierung mit Google Kalender oder Outlook gibt es nicht, ebenso wenig eine Anmeldung mit dem Konto. Ändern oder löschen Sie einen Eintrag im externen Kalender, bleiben die Buchungen in 4appointments unverändert. Private Termine verwalten Sie also weiterhin dort, und 4appointments führt den Buchungskalender.
- Belegte Zeiten aus einem externen Kalender per ICS-Link importieren
- Eine einzelne ICS-Datei einmalig als bestätigte Buchungen importieren
- Den Kalender jedes Teammitglieds als ICS-Link exportieren
- Keine Synchronisierung mit Google Kalender oder Outlook und keine Anmeldung mit dem Microsoft-Konto
Belegte Zeiten per ICS-Link importieren und eine Datei übernehmen
Im Bereich für externe Kalender kann ein Teammitglied den Kalender abonnieren, den es ohnehin nutzt; dessen Einträge blockieren dann die Zeiten in der Verfügbarkeit. Der Link muss mit https beginnen, jedes Mitglied kann bis zu 3 Kalender abonnieren, und der Abruf wiederholt sich etwa alle 15 Minuten. Als «frei» markierte Einträge werden ignoriert. Führen Sie Ihren Kalender bisher woanders, können Sie eine ICS-Datei einmalig als bestätigte Buchungen importieren: Es zählen nur Einträge der nächsten 60 Tage, die Datei darf höchstens 2 MB gross sein, und der Titel wird zum Namen des Kunden. E-Mail-Adressen und Telefonnummern kommen nicht mit und müssen Sie von Hand ergänzen. Die Verbindung bleibt dabei nicht bestehen: Später im alten Kalender angelegte Einträge kommen nicht an.
Buchungen aufs Smartphone bringen
Jedes Teammitglied abonniert den eigenen ICS-Export im Kalender des Smartphones, und Buchungen erscheinen neben den privaten Terminen. Wie oft sich der Kalender aktualisiert, entscheidet die App, nicht 4appointments. Der Link zeigt nur die eigenen Buchungen; behandeln Sie ihn vertraulich, denn wer die Adresse kennt, kann ihn abonnieren.
- Ausstehende Buchungen erscheinen als vorläufig
- Die Notiz, die der Kunde bei der Buchung schreibt, kann in der Beschreibung des Eintrags auftauchen
- Änderungen erscheinen erst nach dem nächsten Abruf durch die Kalender-App
- Der Export lässt sich am Computer ansehen, ohne das Panel zu öffnen
Häufige Fragen
Synchronisiert 4appointments mit Google Kalender?
Nein. Es gibt das Abonnieren eines ICS-Links, der belegte Zeiten importiert, und den ICS-Export des Kalenders jedes Teammitglieds. Eine Änderung in Google ändert die Buchungen nicht.
Funktioniert es mit Outlook oder Microsoft 365?
Nur per ICS-Link, wie bei jedem anderen Kalender. Es gibt keine direkte Anbindung und keine Anmeldung mit dem Microsoft-Konto.
Wie lange dauert es, bis eine Änderung ankommt?
Externe Kalender werden etwa alle 15 Minuten abgerufen. Beim Export aufs Smartphone hängt das Intervall von Ihrer Kalender-App ab.
Sehen meine Kunden meinen privaten Kalender?
Nein. Importierte Einträge blockieren nur Zeiten in der Verfügbarkeit; Kunden sehen ausschliesslich freie Zeiten.
Keine Buchungen mehr über private Termine?
Probieren Sie 4appointments aus und binden Sie Ihren Kalender per ICS ein. Die ersten 12 Monate sind kostenlos, ohne Karte (siehe Preisseite).
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