Dokumentation

Legen Sie Ihr Konto an und erfassen Sie Ihre Leistungen mit Dauer und Preis. Fügen Sie anschließend Ihre Mitarbeitenden mit ihrem Wochenplan hinzu und geben Sie den Link zu Ihrer Buchungsseite weiter. Kundinnen und Kunden buchen online ganz ohne eigenes Konto; jede Anfrage geht zunächst als ausstehend ein, hält den Termin frei und wartet auf die Bestätigung durch Ihr Team.

Jedes Konto hat eine öffentliche Buchungsseite, die über einen Link erreichbar ist. Sie können ihn per Nachricht, in sozialen Netzwerken oder auf Ihrer Website wie jeden anderen Link weitergeben und zusätzlich für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter einen eigenen Link erzeugen. Ein einbettbares Widget und eine eigene Adresse für die Seite gibt es nicht. Name, Logo (als URL) und Hauptfarbe lassen sich anpassen. Die Sprache der Seite richtet sich nach dem Link – prüfen Sie ihn daher vor dem Teilen. Vorlaufzeit und maximalen Buchungshorizont legen Sie in den Regeln der öffentlichen Seite fest.

Unter „Externer Kalender“ können Sie den ICS-Link (https) eines anderen Kalenders abonnieren, damit dessen belegte Zeiten gesperrt werden; die Aktualisierung erfolgt etwa alle 15 Minuten. Außerdem lässt sich eine .ics-Datei einmalig als bestätigte Buchungen importieren. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat zudem einen ICS-Link zum Export, den Sie in einer anderen Anwendung abonnieren können. Eine direkte Anbindung an Google Calendar oder Outlook sowie eine Synchronisation in beide Richtungen gibt es nicht.

4appointments versendet keine E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten an Kunden – weder Bestätigungen noch Erinnerungen oder Hinweise zu Stornierung und Änderung. Ihr Team bestätigt oder lehnt jede ausstehende Anfrage im Panel ab und informiert den Kunden über den Weg, den Sie ohnehin nutzen, etwa per Telefon oder Nachricht. Ausstehende Anfragen, die niemand bearbeitet, werden eine Stunde nach Ende des gewünschten Zeitfensters storniert.

Online-Zahlungen bei der Buchung sind in den aktuellen Tarifen nicht verfügbar: Über die Buchungsseite lässt sich weder der volle Betrag noch eine Anzahlung verlangen. Die Bezahlung der Leistung vereinbaren Sie direkt mit Ihrem Kunden, und Ihr Team bestätigt die Buchung manuell. Die Kosten für das Abonnement von 4appointments finden Sie auf der Preisseite.

Nach der Buchung sieht der Kunde auf der Bestätigungsseite einen Link, über den er seinen Termin stornieren oder verschieben kann. Dieser Link wird nicht per E-Mail verschickt und sollte daher sofort gespeichert werden. Bei Buchungen, die Ihr Team angelegt hat, kopiert das Team den Link und sendet ihn selbst an den Kunden. Eine einstellbare Mindestfrist oder von der Plattform erhobene Gebühren gibt es nicht.

Die Auswertungen zeigen bestätigte, stornierte und ausstehende Buchungen, die Stornoquote sowie die Verteilung nach Tag und Leistung. Unter „Mein Team“ legt der Kontoinhaber fest, was jedes Mitglied sehen und tun darf – pro Bereich und Aktion – oder gewährt Vollzugriff. Die Auswertungen sind einfach gehalten: Eine Auslastungsquote ist nicht enthalten, und der Umsatz erscheint nur als Schätzung auf Basis der Listenpreise Ihrer Leistungen.