Was 4appointments heute tut – und was nicht
Bucht ein Kunde über die öffentliche Buchungsseite, bleibt die Buchung zunächst ausstehend und blockiert den Zeitraum, bis Ihr Team sie bestätigt oder ablehnt. Weder Bestätigung noch Ablehnung, Stornierung oder Änderung löst eine Nachricht an den Kunden aus. Einige Tarife enthalten SMS- und WhatsApp-Kontingente von 4notify, der Buchungsablauf nutzt sie aber nicht. Gehen Sie also nicht davon aus, dass der Kunde von selbst etwas erhält: Wenn er an den Termin denken soll, kontaktieren Sie ihn selbst.
- Die Buchung bleibt ausstehend, bis Ihr Team sie manuell bestätigt
- Weder Bestätigung noch Ablehnung löst eine Nachricht an den Kunden aus
- Die SMS- und WhatsApp-Kontingente gehören zu 4notify und werden von Buchungen nicht genutzt
- Wer erinnert werden soll, muss von Ihrem Team direkt angeschrieben werden
Dem Kunden schon bei der Buchung das Wichtigste mitgeben
Am besten beugen Sie Vergesslichkeit schon bei der Buchung vor. Sagen Sie dem Kunden mündlich oder auf Ihrer Website, wann und wie Sie sich bei ihm melden. Drei Details sollten Sie kennen:
- Der Link zum Stornieren oder Verschieben erscheint nur auf dem Bestätigungsbildschirm des Kunden und wird nicht per E-Mail verschickt. Empfehlen Sie ihm, ihn zu speichern.
- Bei Buchungen, die Ihr Team angelegt hat, sieht der Kunde diesen Bildschirm nie: Kopieren Sie den Verwaltungslink und senden Sie ihn selbst.
- Die Telefonnummer aus dem öffentlichen Formular wird nicht gespeichert; fragen Sie bei der Bestätigung nach dem bevorzugten Kontakt.
- Nennen Sie in Ihrer Nachricht Leistung, Datum, Uhrzeit und Ort, damit der Kunde nicht suchen muss.
Ein fester Ablauf am Vortag und Erinnerungen für Ihr Team
Ein kurzer Ablauf, der immer zur gleichen Zeit stattfindet, wirkt besser als gelegentliches Nachfassen: Öffnen Sie am Vortag im Panel die Buchungsliste für den nächsten Tag (oder exportieren Sie sie als PDF), kontaktieren Sie jeden Kunden über den Kanal, den er genannt hat, und bitten Sie um eine kurze Antwort. Sagt jemand ab, stornieren Sie die Buchung im Panel, damit der Zeitraum wieder frei wird. Für Ihr Team gibt es zusätzlich pro Person einen ICS-Link, den man im Kalender des Smartphones abonniert; so erscheinen die Termine dort, und die Kalender-App bestimmt, wie oft sie aktualisiert werden. Eine Nachricht, die an einen vereinbarten Termin erinnert, ist eine Servicenachricht und keine Werbung; prüfen Sie vorab, welche Regeln in Ihrem Land gelten, bevor Sie Ihre Kundenliste für Angebote nutzen. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Verschickt 4appointments Erinnerungen an Kunden?
Nein. Aus dem Tool geht heute keine E-Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht an Kunden hinaus. Erinnerungen übernimmt Ihr Betrieb selbst.
Erhält der Kunde den Link zum Stornieren oder Verschieben?
Er sieht ihn nur auf dem Bestätigungsbildschirm direkt nach der Buchung; per E-Mail wird er nicht verschickt. Bei Buchungen, die Ihr Team angelegt hat, müssen Sie den Link kopieren und dem Kunden selbst senden.
Kann ich die SMS-Kontingente meines Tarifs für Erinnerungen nutzen?
Nicht aus den Buchungen heraus. Diese Kontingente gehören zu 4notify, und der Buchungsablauf greift nicht darauf zu. SMS oder Nachrichten, die Sie senden, gehen von Ihrem Telefon oder einem anderen Werkzeug aus.
Wie lange vor dem Termin sollte ich den Kunden kontaktieren?
Eine feste Regel gibt es nicht. Wählen Sie einen Zeitpunkt, den Sie immer einhalten können, etwa am Vorabend, und bleiben Sie dabei. Bei langen oder vorbereitungsintensiven Leistungen kontaktieren Sie den Kunden früher.
Ein einfacher Kalender für Ihr Team?
Die Tarife von 4appointments kosten 1 € bis 8 € im Monat; die ersten 12 Monate sind kostenlos, ohne Karte (siehe Preisseite). Das Tool organisiert den Kalender; Erinnerungen an Kunden übernehmen weiterhin Sie.
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