Ausstehende Anfrage
Jede öffentliche Buchung erhält den Status „ausstehend“ und hält den Zeitraum frei, damit ihn zwischenzeitlich niemand sonst buchen kann. Die Anfrage erscheint in der Buchungsliste im Panel.
4appointments Lösungen · Bestätigung und Umbuchung
Manuelle Bestätigung und Umbuchung durch den Kunden — so funktioniert die Kommunikation in 4appointments
Öffentliche Buchungen gehen als „ausstehend“ ein, Ihr Team bestätigt oder lehnt sie im Panel ab, und der Kunde kann seinen Termin über einen Link selbst stornieren oder verschieben. Die Anwendung sendet keine E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten an Kunden.
Auf der Buchungsseite wählt der Kunde einen Zeitraum, und die Anfrage hält ihn frei, bis Ihr Team entscheidet. Die Anwendung versendet keine Bestätigungen, Erinnerungen oder Stornohinweise an Kunden: Nach der Buchung sieht der Kunde einen Bildschirm mit seinem persönlichen Verwaltungslink, und jede weitere Nachricht schickt Ihr Team über die eigenen Kanäle — Telefon, E-Mail oder Messenger. Diese Seite beschreibt genau, was die Anwendung leistet und was beim Team bleibt.
Die vier Schritte der Kundenkommunikation, wie sie heute funktionieren
Bestätigung oder Ablehnung durch das Team
Ein Teammitglied mit den passenden Rechten bestätigt oder lehnt die Anfrage im Panel ab. Die Entscheidung löst keine Nachricht an den Kunden aus — wenn eine Antwort nötig ist, sendet Ihr Team sie direkt. Unbearbeitete Anfragen werden etwa eine Stunde nach Ende des gewünschten Zeitraums automatisch und ohne Benachrichtigung storniert.
Stornierung und Umbuchung durch den Kunden
Nach der Buchung zeigt der Bildschirm des Kunden einen Verwaltungslink, mit dem er seinen Termin stornieren oder verschieben kann. Die Umbuchung prüft Verfügbarkeit und Überschneidungen, und eine ausstehende Anfrage bleibt ausstehend. Es gibt keine Frist und keine Mindestvorlaufzeit, und der Link wird nicht per E-Mail versendet; bei vom Team angelegten Terminen und bei Serien muss Ihr Team den Link kopieren und weitergeben.
Die Notiz des Kunden
Das öffentliche Formular fragt nach Name, optionaler E-Mail-Adresse und einer freien Notiz. Die Notiz erscheint auf der Verwaltungsseite des Kunden und in der Beschreibung des ICS-Exports des Mitarbeiters, wird aber im Kalender oder in der Liste des Teams nicht angezeigt.
Legen Sie den Bestätigungsablauf Ihres Teams fest
Entscheiden Sie, wer Anfragen bestätigt und über welchen Kanal Ihr Team die Kunden informiert. Die Anwendung führt die Buchungen, sie versendet die Nachrichten nicht.