Cómo llevar la disponibilidad de su personal en un sistema de reservas
Cada persona tiene su horario semanal y la página pública solo ofrece los horarios en que está libre.
Calendario y horarios disponibles
Llevar la disponibilidad significa decirle al sistema cuándo atiende cada persona del equipo. En 4appointments se hace por proveedor, en «Disponibilidad», y la página pública de reservas usa esos horarios para mostrar solo los periodos libres.
En «Proveedores» cree una entrada por cada persona que atiende a clientes. En «Disponibilidad» defina su horario semanal: días de trabajo y horas de inicio y fin, con valores distintos por día (por ejemplo, hasta las 20:00 los martes y viernes y hasta las 17:00 el resto). Cada proveedor tiene su horario y no hereda el de otro.
Para días libres, capacitaciones o bajas, agregue excepciones: un día completo o solo un intervalo, marcado como bloqueo. Un día en que la persona normalmente no trabaja también puede abrirse por excepción, por ejemplo un sábado extra. Estos registros se hacen con el permiso de edición que el titular da en «Mi equipo».
Si la persona lleva una agenda en otro lugar, en «Calendario externo» puede suscribirse al enlace ICS (https) de ese calendario. Los eventos ocupados pasan a bloquear la agenda en 4appointments, con un retraso de unos 15 minutos. Cada miembro puede suscribirse a hasta tres calendarios y los eventos marcados como libres se ignoran.
En la página pública, el cliente elige a una persona concreta o la opción «Cualquiera disponible»; con la segunda, el sistema asigna la reserva a quien esté libre a esa hora, con preferencia por quien tiene menos reservas. No hay reparto por especialidad: todos los servicios aparecen para cualquier proveedor. Las reservas que crea el equipo desde el panel no pasan por las reglas de margen ni de anticipación; confirme siempre el horario de la persona antes de guardar.
Lo más importante
- ✓Horario semanal propio para cada proveedor, con horas distintas por día
- ✓Excepciones para días libres y ausencias, de un día completo o de un solo intervalo
- ✓Calendario externo (enlace ICS) para bloquear horarios ocupados en otras agendas
Dudas frecuentes
¿Una persona puede trabajar en varios locales?+
El horario es uno solo por persona y la reserva no queda asociada a un local. Si trabaja en otro lugar en ciertos periodos, regístrelos como bloqueo para que no se ofrezcan a los clientes.
¿Los empleados ven la agenda de sus compañeros?+
Depende de los permisos y de la visibilidad del calendario del equipo. Por defecto la visibilidad es a nivel de empresa, con los nombres de los clientes; puede restringirla a equipos, a compañeros seleccionados o hacerla privada. Los informes incluyen tablas por proveedor (reservas confirmadas, canceladas y pendientes), sin informe de ocupación.
Otras guías que le pueden servir
Ordene los horarios de su equipo
Cree un proveedor por persona, defina su horario semanal y comparta el enlace de reservas. Consulte los planes en la página de precios.
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