Qué hace y qué no hace la herramienta
Como el sistema siempre acepta la cancelación, decidir si se aplica una consecuencia depende del negocio y pasa por hablar con el cliente. El equipo puede anular reservas en el panel.
- El cliente puede cancelar o cambiar la cita con el enlace de gestión, en cualquier momento y sin plazo mínimo
- No hay estado «no se presentó», contador de ausencias ni cobro o devolución de cargos
- Los informes muestran la tasa de cancelación, pero no distinguen una ausencia de una cancelación a tiempo
- El enlace de gestión aparece solo en la pantalla de confirmación; no se envía por correo
Qué puntos incluir en la política
Una política breve, en lenguaje sencillo, responde a las dudas habituales y evita discusiones en el momento. Redáctela primero para usted y compruebe que un cliente la entendería a la primera lectura. Puede incluir:
- Hasta cuándo puede el cliente cancelar o cambiar sin consecuencias
- Qué ocurre en caso de ausencia o de aviso tardío, por ejemplo perder el turno o acordar una nueva cita
- Si se admiten retrasos y durante cuánto tiempo se guarda el hueco
- Si existe un importe adelantado y en qué condiciones se devuelve
Dónde comunicarla y cómo registrar las ausencias
Como la página de reservas no tiene un campo propio para la política, use los canales que usted controla: su web, junto al botón de reserva, el mensaje o la llamada con la que confirma la reserva, o el propio local. El campo de nota del formulario público es libre para el cliente y no permite al negocio poner texto. Como la herramienta no tiene estado de ausencia, regístrelas en una hoja de cálculo o en un cuaderno, con la fecha y el nombre del cliente. Anular la reserva en el panel libera el hueco, pero cuenta como cancelación en los informes. Si piensa cobrar un cargo por ausencia, compruebe antes si está permitido y en qué condiciones: 4appointments no lo cobra. Ejemplo (ilustrativo): «Puede cancelar o cambiar la cita hasta el final del día anterior; pasado ese plazo, la siguiente reserva se acepta solo tras una conversación telefónica». Información general, no sustituye el asesoramiento jurídico.
Dudas frecuentes
¿Puedo fijar en 4appointments un plazo mínimo para cancelar?
No. El cliente que tiene el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento. El plazo que usted defina es una regla del negocio, comunicada fuera de la herramienta.
¿4appointments cobra un cargo al cliente que no se presenta?
No. No hay cobro de cargos ni estado «no se presentó». Si aplica una regla de ausencias, el registro y el posible cobro los hace usted, fuera de la herramienta.
¿Cómo sé que el cliente conoce mi política?
Comuníquela antes de la reserva, en su web, al confirmar o en el propio local. La página pública no muestra un texto de política definido por el negocio.
¿El cliente recibe un aviso cuando anulo una reserva?
No. La anulación hecha en el panel no envía ningún mensaje al cliente. Avísele directamente, por teléfono o por mensaje.
¿Quiere una agenda sencilla para sus reservas?
Consulte los planes de 4appointments. Los primeros 12 meses son gratuitos, sin tarjeta (véase la página de precios); la política de cancelación la define usted.
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