Cómo manejar la disponibilidad del equipo en un sistema de reservas
Cada persona tiene su horario semanal y la página pública solo ofrece los horarios en que está libre.
Agenda y disponibilidad
Manejar la disponibilidad significa decirle al sistema cuándo atiende cada persona del equipo. En 4appointments se hace por proveedor, en «Disponibilidad», y la página pública de reservas usa esos horarios para mostrar solo los períodos libres.
En «Proveedores» creá una entrada por cada persona que atiende a clientes. En «Disponibilidad» definí su horario semanal: días de trabajo y horas de inicio y fin, con valores distintos por día (por ejemplo, hasta las 20:00 los martes y viernes y hasta las 17:00 el resto). Cada proveedor tiene su horario y no hereda el de otro.
Para días libres, capacitaciones o licencias, agregá excepciones: un día completo o solo un intervalo, marcado como bloqueo. Un día en que la persona normalmente no trabaja también se puede abrir por excepción, por ejemplo un sábado extra. Estos registros se hacen con el permiso de edición que el titular da en «Mi equipo».
Si la persona lleva una agenda en otro lado, en «Calendario externo» podés suscribirte al link ICS (https) de ese calendario. Los eventos ocupados pasan a bloquear la agenda en 4appointments, con una demora de unos 15 minutos. Cada miembro puede suscribirse a hasta tres calendarios y los eventos marcados como libres se ignoran.
En la página pública, el cliente elige a una persona en particular o la opción «Cualquiera disponible»; con la segunda, el sistema asigna la reserva a quien esté libre a esa hora, dando preferencia a quien tiene menos reservas. No hay reparto por competencias: todos los servicios aparecen para cualquier proveedor. Cuando el equipo crea una reserva desde el panel no se aplican las reglas de margen ni de anticipación, así que confirmá siempre el horario de la persona antes de guardar.
Lo principal
- ✓Horario semanal propio para cada proveedor, con horas distintas por día
- ✓Excepciones para días libres y ausencias, de un día completo o de un solo intervalo
- ✓Calendario externo (link ICS) para bloquear horarios ocupados en otras agendas
Preguntas frecuentes
¿Una persona puede trabajar en varios locales?+
El horario es uno solo por persona y la reserva no queda asociada a un local. Si trabaja en otro lugar en ciertos períodos, registralos como bloqueo para que no se ofrezcan a los clientes.
¿Los empleados ven la agenda de sus compañeros?+
Depende de los permisos y de la visibilidad del calendario del equipo. Por defecto la visibilidad es a nivel de empresa, con los nombres de los clientes; podés restringirla a equipos, a compañeros seleccionados o hacerla privada. Revisá estas opciones antes de dar acceso.
Guías para seguir leyendo
Organizá los horarios de tu equipo
Creá un proveedor por persona, definí su horario semanal y compartí el link de reservas. Mirá los planes en la página de precios.
Probá 4appointments