Cómo manejar la disponibilidad del personal en un sistema de reservas
Cada persona tiene su horario semanal y la página pública solo ofrece las horas en que está libre.
Calendario y disponibilidad
Manejar la disponibilidad del personal consiste en cargar el horario de cada persona para que la página muestre a los clientes únicamente los momentos en que la persona escogida realmente puede atender. En 4appointments se hace por proveedor, en «Disponibilidad».
En «Proveedores» cree una entrada por cada persona que atiende. En «Disponibilidad» defina su horario semanal: días de trabajo, horas de inicio y fin, con valores distintos por día (por ejemplo, hasta las 20:00 los martes y viernes y hasta las 17:00 el resto). Cada proveedor tiene su horario y no hereda el de otro.
Para días libres, formaciones o permisos, añada excepciones: un día completo o solo un intervalo, marcado como bloqueo. Un día en que la persona normalmente no trabaja también puede abrirse por excepción. Estos registros se hacen con el permiso de edición que el titular concede en «Mi equipo».
Si la persona mantiene una agenda en otro sitio, en «Calendario externo» puede suscribirse al enlace ICS (https) de ese calendario. Los eventos ocupados bloquean la agenda en 4appointments, con un retraso de unos 15 minutos. Cada miembro puede suscribirse a hasta tres calendarios y los eventos marcados como libres se ignoran.
En la página pública el cliente escoge a una persona concreta o la opción «Cualquiera disponible». Con la segunda, el sistema asigna la reserva a quien esté libre a esa hora, dando preferencia a quien tiene menos reservas. No hay reparto por competencias: todos los servicios aparecen para cualquier proveedor. Las reservas que el equipo crea desde el panel no aplican las reglas de margen ni de antelación: confirme siempre el horario antes de guardar.
Lo esencial
- ✓Horario semanal propio para cada proveedor, con horas distintas por día
- ✓Excepciones para días libres y ausencias, de un día completo o de un solo intervalo
- ✓Opción «Cualquiera disponible» en la página pública de reservas
Dudas frecuentes
¿Puede una persona trabajar en varios locales?+
El horario es uno solo por persona y la reserva no queda asociada a un local. Si trabaja en otro sitio en ciertos periodos, regístrelos como bloqueo para que no se ofrezcan a los clientes.
¿Ven los empleados la agenda de sus compañeros?+
Depende de los permisos y de la visibilidad del calendario del equipo. Por defecto la visibilidad es a nivel de empresa, con los nombres de los clientes; puede restringirla a equipos, a compañeros seleccionados o hacerla privada. Revise estas opciones antes de dar acceso. Los informes muestran tablas por proveedor; no hay informe de tasa de ocupación.
Guías que le pueden servir
¿Su equipo trabaja con horarios distintos?
Cree un proveedor por persona, defina su horario semanal y comparta el enlace de reservas. Consulte los planes en la página de precios.
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