Qué hace y qué no hace la herramienta
El cliente que tiene el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento, incluso poco antes de la hora, y el cambio tampoco tiene plazo mínimo. El equipo puede anular reservas en el panel. No existe estado «no se presentó», ni contador de ausencias, ni cobro ni devolución de cargos. El enlace de gestión solo aparece en la pantalla de confirmación del cliente y no se envía por correo. Los informes muestran la tasa de cancelación, pero no distinguen una ausencia de una cancelación hecha a tiempo. Como el sistema siempre acepta la cancelación, decidir si se aplica una consecuencia depende del negocio y pasa por hablar con el cliente.
- El cliente cancela o cambia con su enlace en cualquier momento, sin plazo mínimo
- El equipo anula reservas en el panel; no hay estado «no se presentó» ni contador de ausencias
- La herramienta no cobra ni devuelve cargos
- Los informes muestran la tasa de cancelación, pero no separan las ausencias de las cancelaciones
Qué puntos incluir en la política
Una política breve, en lenguaje sencillo, responde a las dudas habituales y evita discusiones en el momento. Redáctela primero para usted y compruebe que un cliente la entendería a la primera lectura. Puede incluir:
- Hasta cuándo puede el cliente cancelar o cambiar sin consecuencias
- Qué ocurre en caso de ausencia o de aviso tardío, por ejemplo perder el turno
- Si existe un anticipo y en qué condiciones se devuelve
- Cómo cambiar la cita: con el enlace de gestión o contactando directamente al negocio
Dónde comunicarla y cómo registrar las ausencias
Como la página de reservas no tiene un campo propio para la política, use los canales que usted controla: el texto en su página web, junto al botón de reserva, y repítalo al confirmar la reserva por mensaje o por llamada. El campo de nota del formulario público es libre para el cliente y no permite al negocio poner texto. Como la herramienta no tiene estado de ausencia, registre las ausencias por su cuenta, en una hoja de cálculo o en un cuaderno, con la fecha y el nombre del cliente. Anular la reserva en el panel libera el espacio, pero cuenta como cancelación en los informes. Si piensa cobrar un cargo por ausencia, verifique antes si está permitido y en qué condiciones: 4appointments no lo cobra. Ejemplo ilustrativo: «Puede cancelar o cambiar la cita hasta el final del día anterior». Es información general y no reemplaza el asesoramiento jurídico.
Dudas frecuentes
¿Puedo fijar en 4appointments un plazo mínimo para cancelar?
No. El cliente que tiene el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento. El plazo que defina es una regla del negocio, comunicada fuera de la herramienta.
¿4appointments cobra un cargo al cliente que no se presenta?
No. No hay cobro de cargos ni estado «no se presentó». Si aplica una regla de ausencias, el registro y el posible cobro los hace usted, fuera de la herramienta.
¿Cómo sé que el cliente conoce mi política?
Comuníquela antes de la reserva, en su página web, al confirmar o en el propio local. La página pública no muestra un texto de política definido por el negocio.
¿El cliente recibe un aviso cuando anulo una reserva?
No. La anulación hecha en el panel no envía ningún mensaje al cliente. Avísele directamente, por teléfono o por mensaje.
¿Quiere una agenda sencilla para sus reservas?
Revise los planes de 4appointments. Los primeros 12 meses son gratuitos, sin tarjeta (vea la página de precios); la política de cancelación la define usted.
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