Was das Tool tut und was nicht
Kunden mit Verwaltungslink können jederzeit stornieren oder verschieben, auch kurz vor dem Termin, und für das Verschieben gibt es ebenfalls keine Mindestfrist. Ihr Team kann Buchungen im Panel stornieren. Es gibt weder einen Status „nicht erschienen“ noch einen Zähler für verpasste Termine, und Gebühren oder Erstattungen werden nicht abgewickelt. Der Verwaltungslink erscheint nur auf dem Bestätigungsbildschirm des Kunden und wird nicht per E-Mail verschickt. Die Berichte zeigen die Stornoquote, unterscheiden aber nicht zwischen einem No-Show und einer rechtzeitigen Absage. Da das System jede Stornierung annimmt, entscheiden Sie selbst, ob eine Folge eintritt, und das geschieht im Gespräch mit dem Kunden.
Was in die Richtlinie gehört
Eine kurze Richtlinie in einfacher Sprache beantwortet die üblichen Fragen und erspart Diskussionen vor Ort. Formulieren Sie sie zunächst für sich und prüfen Sie, ob ein Kunde sie beim ersten Lesen versteht. Mögliche Punkte:
- Bis wann der Kunde ohne Folgen stornieren oder verschieben kann.
- Was bei Nichterscheinen oder später Absage geschieht, etwa Verlust des Platzes oder neue Terminabsprache.
- Ob Verspätungen toleriert werden und wie lange der Termin freigehalten wird.
- Ob ein Betrag im Voraus fällig ist und unter welchen Bedingungen er zurückgezahlt wird.
- Wie umgebucht wird: über den Verwaltungslink oder per Kontakt mit dem Betrieb.
Wo Sie die Richtlinie mitteilen
Da die Buchungsseite kein eigenes Feld für die Richtlinie hat, nutzen Sie Kanäle, die Sie selbst steuern. Stellen Sie den Text auf Ihre Website neben den Buchungsbutton und wiederholen Sie ihn in der Nachricht oder dem Anruf, mit dem Sie die Buchung bestätigen. Sie können ihn auch am Empfang oder an der Theke aushängen. Das Notizfeld im öffentlichen Formular gehört dem Kunden; der Betrieb kann dort keinen Text hinterlegen. Die Richtlinie sollte vor der Buchung bekannt sein, nicht erst bei einem Problem, und Ihr Team sollte sie stets gleich anwenden.
Verpasste Termine ohne eigenen Status festhalten
Da das Tool keinen No-Show-Status kennt, halten Sie diese selbst fest, in einer Tabelle oder einem Heft, mit Datum und Name des Kunden. Wenn Sie die Buchung im Panel stornieren, wird der Zeitraum frei, zählt in den Berichten aber als Stornierung. Planen Sie eine Ausfallgebühr, prüfen Sie vorher, ob und in welcher Höhe sie zulässig ist: 4appointments erhebt sie nicht. Beispiel (zur Veranschaulichung): „Sie können bis zum Ende des Vortags stornieren oder verschieben; danach nehmen wir eine neue Buchung erst nach telefonischer Rücksprache an.“ Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich in 4appointments eine Mindestfrist für Stornierungen festlegen?
Nein. Kunden mit Verwaltungslink können jederzeit stornieren oder verschieben. Eine Frist, die Sie festlegen, ist eine Regel Ihres Betriebs, die Sie außerhalb des Tools mitteilen.
Erhebt 4appointments eine Gebühr bei Nichterscheinen?
Nein. Es gibt weder Gebühren noch einen Status „nicht erschienen“. Wenden Sie eine Ausfallregel an, erfassen und kassieren Sie selbst, außerhalb des Tools.
Woher weiß ich, dass der Kunde meine Richtlinie kennt?
Teilen Sie sie vor der Buchung mit, auf Ihrer Website, bei der Bestätigung oder im Betrieb. Die öffentliche Seite zeigt keinen vom Betrieb festgelegten Richtlinientext.
Erhält der Kunde einen Hinweis, wenn ich eine Buchung storniere?
Nein. Eine Stornierung im Panel löst keine Nachricht an den Kunden aus. Informieren Sie ihn direkt, per Telefon oder Nachricht.
Ein einfacher Kalender für Ihre Termine?
Sehen Sie sich die Tarife von 4appointments an. Die ersten 12 Monate sind kostenlos, ohne Karte (siehe Preisseite); die Stornierungsrichtlinie legen Sie selbst fest.
Preise ansehen →