Terminerinnerungen: Was 4appointments heute leistet und wie Sie Kunden erinnern

Was 4appointments heute tut – und was nicht

Bucht ein Kunde über die öffentliche Buchungsseite, bleibt die Buchung zunächst ausstehend und blockiert den Zeitraum, bis Ihr Team sie bestätigt oder ablehnt. Weder Bestätigung noch Ablehnung löst eine Nachricht an den Kunden aus; dasselbe gilt für Stornierungen und Änderungen durch Ihr Team. Einige Tarife enthalten SMS- und WhatsApp-Kontingente von 4notify, der Buchungsablauf nutzt sie aber nicht. Gehen Sie deshalb nicht davon aus, dass der Kunde von sich aus etwas erhält: Wenn er sich an den Termin erinnern soll, müssen Sie ihn selbst kontaktieren.

Dem Kunden schon bei der Buchung das Wichtigste mitgeben

Am besten beugen Sie Vergesslichkeit gleich bei der Buchung vor. Sagen Sie dem Kunden mündlich oder auf Ihrer Website, wann und wie Sie sich bei ihm melden. Drei Details sollten Sie kennen:

• Der Link zum Stornieren oder Verschieben erscheint auf dem Bestätigungsbildschirm des Kunden und wird nicht per E-Mail verschickt. Empfehlen Sie, ihn zu speichern.
• Bei Buchungen, die Ihr Team angelegt hat, sieht der Kunde diesen Bildschirm nie: Kopieren Sie den Verwaltungslink und senden Sie ihn selbst.
• Die Telefonnummer aus dem öffentlichen Formular wird nicht gespeichert; fragen Sie bei der Bestätigung nach dem bevorzugten Kontakt.

Ein manueller Ablauf für den Vortag

Ein kurzer Ablauf, der immer zur gleichen Zeit stattfindet, wirkt besser als gelegentlicher Einsatz. Ein Beispiel:

• Öffnen Sie im Panel die Buchungsliste für den nächsten Tag oder exportieren Sie sie als PDF und drucken Sie sie aus.
• Kontaktieren Sie jeden Kunden über den Kanal, den er genannt hat: Anruf, persönliche Nachricht oder E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach.
• Bitten Sie um eine kurze Antwort, damit Sie wissen, mit wem Sie rechnen können.
• Sagt jemand ab, stornieren Sie die Buchung im Panel, damit der Zeitraum wieder frei wird.
• Nennen Sie in der Nachricht Leistung, Datum, Uhrzeit und Ort, damit der Kunde nicht suchen muss.

Erinnerungen für Ihr Team über den Kalender

Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen ICS-Link, den er im Kalender seines Smartphones abonnieren kann. Die Buchungen erscheinen dann im persönlichen Kalender, der dem Mitarbeiter Hinweise anzeigen kann. Das erinnert Ihr Team, nicht den Kunden, und wie schnell sich der Kalender aktualisiert, bestimmt Ihre Kalender-App. Ausstehende Buchungen erscheinen als vorläufig. Den ICS-Link finden Sie im Panel; dann nutzen Sie die Abo-Funktion Ihrer Kalender-App. Das hilft vor allem, wenn Sie allein arbeiten und Ihren Tag neben privaten Terminen sehen möchten.

Servicenachricht oder Werbung?

Eine Nachricht, die an einen bereits vereinbarten Termin erinnert, ist etwas anderes als Werbung, und viele Länder behandeln beides unterschiedlich. Prüfen Sie, welche Regeln für Sie gelten, bevor Sie Ihre Kundenliste für Neuigkeiten oder Angebote nutzen. Halten Sie Erinnerungen kurz: Leistung, Datum, Uhrzeit und der Hinweis, wie man absagt – ohne Angebote oder Neuigkeiten. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Häufig gestellte Fragen