Qué hace y qué no hace la herramienta
El cliente que tiene el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento, incluso poco antes de la hora, y el cambio no tiene plazo mínimo. El equipo puede anular reservas en el panel. Los informes muestran la tasa de cancelación, pero no distinguen una inasistencia de una cancelación hecha a tiempo. Como el sistema siempre acepta la cancelación, decidir si se aplica una consecuencia depende del negocio y pasa por hablarlo con el cliente.
- Cancelar o cambiar: el cliente lo hace con el enlace de gestión, sin plazo mínimo
- Anular: el equipo puede anular cualquier reserva en el panel
- No hay estado «no se presentó», contador de inasistencias ni cobro de cargos
- Los informes dan la tasa de cancelación, sin separar las inasistencias
Qué puntos incluir en la política
Una política breve, en lenguaje sencillo, responde a las dudas habituales y evita discusiones en el momento. Redáctela primero para usted y compruebe después que un cliente la entendería a la primera lectura. Puede incluir:
- Hasta cuándo puede el cliente cancelar o cambiar sin consecuencias.
- Qué ocurre en caso de inasistencia o de aviso tardío, por ejemplo perder el turno o acordar una nueva cita.
- Si se admiten retrasos y cuánto tiempo se guarda el espacio.
- Si existe un importe adelantado y en qué condiciones se devuelve.
Dónde comunicarla y cómo registrar las inasistencias
Como la página de reservas no tiene un campo propio para la política, use los canales que usted controla: póngala en su sitio junto al botón de reserva y repítala en el mensaje o la llamada con la que confirma la reserva; también puede colocarla en el local, junto a la recepción. El campo de nota del formulario público es libre para el cliente y no permite al negocio poner texto. Como la herramienta no tiene estado de inasistencia, regístrelas por su cuenta, en una hoja de cálculo o un cuaderno, con la fecha y el nombre del cliente. Anular la reserva en el panel libera el espacio, pero cuenta como cancelación en los informes. Si piensa cobrar un cargo por inasistencia, compruebe antes si está permitido y en qué condiciones: 4appointments no lo cobra. Información general, no sustituye el asesoramiento jurídico.
Preguntas comunes
¿Puedo fijar en 4appointments un plazo mínimo para cancelar?
No. El cliente que tiene el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento. El plazo que usted defina es una regla del negocio, que se comunica fuera de la herramienta.
¿4appointments cobra un cargo al cliente que no se presenta?
No. No hay cobro de cargos ni estado «no se presentó». Si aplica una regla de inasistencias, el registro y el posible cobro los hace usted, fuera de la herramienta.
¿Cómo sé que el cliente conoce mi política?
Comuníquela antes de la reserva, en su sitio web, al confirmar o en el propio local. La página pública no muestra un texto de política definido por el negocio.
¿El cliente recibe un aviso cuando anulo una reserva?
No. La anulación hecha en el panel no envía ningún mensaje al cliente. Avísele directamente, por teléfono o por mensaje.
¿Quiere una agenda sencilla para sus reservas?
Consulte los planes de 4appointments. Los primeros 12 meses son gratuitos, sin tarjeta (vea la página de precios); la política de cancelación la define usted.
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