Qué hace y qué no hace la herramienta
El enlace de gestión solo aparece en la pantalla de confirmación del cliente y no se envía por correo. Como el sistema siempre acepta la cancelación, decidir si se aplica una consecuencia depende de su negocio y pasa por hablar con el cliente.
- El cliente con el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento, sin plazo mínimo.
- No existe estado «no se presentó», ni contador de ausencias, ni cobro ni devolución de cargos.
- Anular una reserva en el panel no envía ningún aviso al cliente.
- Los informes muestran la tasa de cancelación, pero no distinguen una ausencia de una cancelación a tiempo.
Qué incluir en la política y dónde comunicarla
Una política breve, en lenguaje sencillo, responde a las dudas habituales y evita discusiones en el momento. Redáctela primero para usted y compruebe que un cliente la entendería a la primera lectura. La página de reservas no tiene un campo propio para la política: comuníquela en su web, junto al botón de reserva, y repítala en el mensaje o la llamada con la que confirma la reserva. El campo de nota del formulario público es libre para el cliente y no permite al negocio poner texto. Puede incluir, por ejemplo:
- Hasta cuándo puede el cliente cancelar o cambiar sin consecuencias.
- Qué ocurre en caso de ausencia o de aviso tardío, por ejemplo perder el turno.
- Si se admiten retrasos y durante cuánto tiempo se guarda el hueco.
- Si existe un adelanto y en qué condiciones se devuelve.
Registrar las ausencias sin un estado propio
Como la herramienta no tiene estado de ausencia, regístrelas por su cuenta, en una hoja de cálculo o en un cuaderno, con la fecha y el nombre del cliente. Anular la reserva en el panel libera el hueco, pero cuenta como cancelación en los informes. Si piensa cobrar un cargo por ausencia, compruebe antes si está permitido y en qué condiciones: 4appointments no lo cobra. Ejemplo (ilustrativo): «Puede cancelar o cambiar la cita hasta el final del día anterior; después de ese plazo, la siguiente reserva se acepta solo tras una conversación telefónica». Información general, no sustituye el asesoramiento jurídico.
Preguntas comunes
¿Puedo fijar en 4appointments un plazo mínimo para cancelar?
No. El cliente con el enlace de gestión puede cancelar o cambiar la cita en cualquier momento. El plazo que usted defina es una regla de su negocio, comunicada fuera de la herramienta.
¿4appointments cobra un cargo al cliente que no se presenta?
No. No hay cobro de cargos ni estado «no se presentó». Si aplica una regla de ausencias, el registro y el posible cobro los hace usted, fuera de la herramienta.
¿Cómo sé que el cliente conoce mi política?
Comuníquela antes de la reserva, en su web, al confirmar o en el propio local. La página pública no muestra un texto de política definido por el negocio.
¿El cliente recibe un aviso cuando anulo una reserva?
No. La anulación hecha en el panel no envía ningún mensaje al cliente. Avísele directamente, por teléfono o por mensaje.
¿Quiere una agenda sencilla para sus reservas?
Consulte los planes de 4appointments. Los primeros 12 meses son gratuitos y no piden tarjeta (vea la página de precios); la política de cancelación la define usted.
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