Comment rappeler un rendez-vous à vos clients

4appointments n'envoie pas de rappel automatique : vous préparez et envoyez vous-même un court message la veille.

Problèmes concrets

Un rappel avant le rendez-vous réduit les oublis, mais 4appointments n'envoie aujourd'hui aucun rappel automatique, par e-mail, SMS ou WhatsApp. Il vous donne en revanche tout ce qu'il faut pour organiser vous-même un tour de rappels rapide. Voici une méthode qui tient en quelques minutes par jour.

Choisissez un moment fixe, par exemple en fin de journée, pour préparer le lendemain. Ouvrez le calendrier en vue jour ou en liste et repérez les rendez-vous confirmés. Les demandes encore « en attente » demandent d'abord une décision de votre part, puisque rien n'est confirmé tant que vous ne l'avez pas fait.

Pour la liste de contacts, partez de ce que vous possédez : les coordonnées de votre liste de clients, l'adresse éventuellement laissée à la réservation, ou vos échanges précédents. Le numéro de téléphone saisi dans le formulaire public n'est pas conservé : pour joindre ces clients, il vous faut un autre moyen de contact.

Rédigez un message type, que vous copiez à chaque envoi : prénom, jour, heure, service, adresse, et une phrase invitant à prévenir en cas d'empêchement. Envoyez-le depuis votre messagerie, votre téléphone ou votre messagerie professionnelle : l'envoi se fait avec vos outils, pas depuis 4appointments.

Ajoutez le lien de gestion si vous l'avez. Le client voit ce lien sur son écran de confirmation, mais il ne lui est pas envoyé par e-mail. Pour un rendez-vous saisi par l'équipe, ou une séance d'une série récurrente, copiez et transmettez ce lien vous-même afin que le client puisse annuler ou reporter. Quand un client se désiste, son créneau se libère : vous pouvez alors le proposer à quelqu'un d'autre. Vous pouvez aussi exporter la liste des réservations en CSV, XML ou PDF pour préparer votre tournée de contacts.

Les points clés

  • ✓Aucun rappel automatique : e-mail, SMS et WhatsApp ne sont jamais envoyés par l'outil
  • ✓Préparez la veille depuis la vue jour ou la liste des réservations
  • ✓Le lien de gestion permet au client d'annuler ou de reporter seul

Vos questions, nos réponses

Les clients qui réservent en ligne reçoivent-ils un rappel ?+

Non. Ils voient une confirmation à l'écran au moment de la réservation, mais aucun message de rappel ne leur est envoyé ensuite. Si vous voulez les relancer, faites-le vous-même avec les coordonnées dont vous disposez.

Puis-je envoyer un rappel par WhatsApp depuis l'outil ?+

Non, 4appointments ne relie aucun canal de messagerie. Vous pouvez envoyer le message depuis votre propre compte WhatsApp ou SMS, en y ajoutant éventuellement le lien de gestion.

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4appointments vous donne un calendrier clair et une liste exportable pour préparer vos rappels. Les 12 premiers mois sont gratuits, sans carte bancaire ; les formules coûtent ensuite de 1 € à 8 € par mois.

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