Ce que 4appointments fait, et ne fait pas, aujourd’hui
Quand un client réserve depuis la page publique, la réservation reste en attente et bloque le créneau jusqu’à ce que votre équipe la confirme ou la refuse. Ni la confirmation ni le refus n’envoient de message au client, et il en va de même pour les annulations et modifications faites par l’équipe. Ne partez donc pas du principe que le client sera prévenu de lui-même : si vous voulez qu’il se souvienne du rendez-vous, c’est à vous de le contacter.
- Aucun e-mail, SMS ni message WhatsApp n’est envoyé au client, ni à la réservation ni plus tard.
- Le lien d’annulation ou de report s’affiche uniquement sur l’écran de confirmation du client ; il n’est pas envoyé par e-mail.
- Une demande restée sans réponse est annulée automatiquement, sans avertir le client, environ une heure après la fin du créneau demandé.
- Certains forfaits incluent des quotas de SMS et de WhatsApp de 4notify, mais le parcours de réservation ne les utilise pas.
Une routine manuelle pour la veille
Une routine courte, faite à la même heure chaque jour, vaut mieux qu’un effort occasionnel. Voici des étapes possibles :
- Ouvrez dans le panneau la liste des réservations du lendemain, ou exportez-la en PDF et imprimez-la.
- Contactez chaque client par le canal qu’il a indiqué : appel, message personnel ou e-mail depuis votre propre messagerie.
- Rappelez la prestation, la date, l’heure et le lieu, et demandez une courte réponse pour confirmer la présence.
- Si quelqu’un annule, annulez la réservation dans le panneau pour que le créneau se libère.
Au moment de la réservation et pour l’équipe
Le meilleur moment pour éviter les oublis est la réservation elle-même : indiquez au client, à l’oral ou sur votre site, quand et comment vous le contacterez. Le numéro de téléphone saisi dans le formulaire public n’est pas conservé ; demandez donc le moyen de contact préféré lors de la confirmation. Pour les réservations créées par l’équipe, le client ne voit jamais l’écran de confirmation : copiez le lien de gestion et envoyez-le vous-même. Chaque membre de l’équipe dispose aussi d’un lien ICS personnel, à ajouter au calendrier de son téléphone ou de son ordinateur ; il rappelle les rendez-vous à l’équipe, et non au client.
Vos questions, nos réponses
4appointments envoie-t-il des rappels aux clients ?
Non. Aucun e-mail, SMS ni message WhatsApp n’est envoyé au client depuis l’outil. Les rappels sont à faire par votre établissement.
Le client reçoit-il le lien pour annuler ou reporter ?
Il ne le voit que sur l’écran de confirmation, juste après la réservation. Il n’est pas envoyé par e-mail. Pour les réservations créées par l’équipe, vous devez copier le lien et l’envoyer au client.
Puis-je utiliser les quotas de SMS de mon forfait pour rappeler les clients ?
Pas depuis les réservations. Ces quotas relèvent de 4notify et le parcours de réservation ne s’en sert pas. Les SMS ou messages que vous envoyez partent de votre GSM ou d’un autre outil.
Combien de temps avant le rendez-vous contacter le client ?
Il n’y a pas de règle fixe. Choisissez un moment que vous pouvez toujours tenir, par exemple en fin de journée la veille, et gardez-le. Pour les prestations longues ou qui demandent une préparation, contactez le client plus tôt.
Un agenda simple pour votre équipe ?
Découvrez les forfaits de 4appointments : les 12 premiers mois sont gratuits, sans carte (voir la page des tarifs). L’outil organise l’agenda ; les rappels aux clients restent à faire de votre côté.
Voir les tarifs →