Calendriers externes : relier votre agenda par ICS

Ce qui est possible et ce qui ne l’est pas

Il existe trois possibilités, toutes fondées sur des liens ou des fichiers ICS : importer les créneaux occupés d’un calendrier externe, importer un fichier ICS unique sous forme de réservations confirmées, et exporter l’agenda de chaque membre de l’équipe. Il n’existe aucune synchronisation avec Google Agenda ni avec Outlook, ni connexion par identifiant. « Outlook » n’est que le nom que le panneau donne à un lien ICS. Si vous modifiez ou supprimez un événement dans le calendrier externe, les réservations de 4appointments ne changent pas. Qui utilise Google Agenda ou Outlook continue donc d’y gérer ses engagements personnels, et se sert de 4appointments pour l’agenda des réservations.

• Import des créneaux occupés d’un calendrier externe, par lien ICS en https.
• Import unique d’un fichier ICS sous forme de réservations confirmées.
• Export de l’agenda de chaque membre, à s’abonner depuis un calendrier de téléphone ou d’ordinateur.
• Aucune synchronisation bidirectionnelle, ni avec Google Agenda, ni avec Outlook, ni avec iCloud.

Importer des créneaux occupés par lien ICS

Dans la section des calendriers externes, un membre de l’équipe peut s’abonner au calendrier qu’il utilise déjà, pour que les événements occupés bloquent les créneaux correspondants et que personne ne réserve par-dessus. Récupérez l’adresse ICS dans votre application de calendrier ; le lien doit commencer par https, et chaque membre peut s’abonner à 3 calendriers au maximum. La lecture se répète environ toutes les 15 minutes, donc la mise à jour n’est pas immédiate. Les événements marqués comme libres sont ignorés, et les événements récurrents sont pris en compte sur une fenêtre d’un peu plus de deux mois.

Importer un fichier ICS et retrouver l’agenda sur le téléphone

Si votre agenda se trouve ailleurs et que vous voulez le reprendre d’un coup, la même section permet d’importer un fichier ICS sous forme de réservations confirmées. Vérifiez le résultat avant d’abandonner l’ancien agenda. Pour consulter vos réservations sur le téléphone, abonnez-vous au lien ICS personnel de chaque membre : seules ses propres réservations y figurent. La fréquence d’actualisation est décidée par l’application de calendrier, pas par 4appointments.

• Seuls les événements qui commencent dans les 60 prochains jours sont repris ; le fichier ne doit pas dépasser 2 Mo.
• Les événements passés ou qui se chevauchent sont ignorés ; le titre de l’événement devient le nom du client.
• Les e-mails et téléphones ne sont pas importés : il faudra les ajouter à la main.
• L’import est unique : aucune liaison ne reste active, et les événements créés ensuite dans l’ancien calendrier n’arrivent pas.

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