So informieren Sie Kunden über Termine – von Hand

Das System verschickt derzeit keine Nachrichten; mit einem festen Ablauf verpassen Sie trotzdem nichts.

Sonderfälle

4appointments verschickt derzeit keine E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten an Kunden: keine Bestätigungen, keine Erinnerungen, keine Stornohinweise. Benachrichtigungen erfolgen von Hand oder mit anderen Werkzeugen. Diese Seite zeigt, wie Sie das organisieren, ohne Buchungen zu verlieren.

Bucht der Kunde, sieht er einen Bildschirm mit den Daten der Buchung und einem Verwaltungslink zum Absagen oder Verschieben. Dieser Link wird nicht per E-Mail verschickt. Raten Sie Ihrer Kundschaft, den Bildschirm zu sichern, zum Beispiel mit einem Screenshot.

Die Buchung ist ausstehend und blockiert den Zeitraum. Bestätigen Sie sie im Panel und schreiben Sie dem Kunden danach über den Kanal, den er nutzt (Telefon, Messenger, private E-Mail): Die Bestätigung im Panel löst keine Nachricht aus. Kümmert sich niemand darum, wird die ausstehende Buchung eine Stunde nach Ende des gewünschten Zeitraums von selbst storniert, ebenfalls ohne Hinweis.

Bei Buchungen, die das Team anlegt, und bei jedem Termin einer Terminserie gibt es keinen Bestätigungsbildschirm für den Kunden. Kopieren Sie den Verwaltungslink und senden Sie ihn, wenn der Kunde selbst absagen oder verschieben können soll.

Wenn Sie Kunden am Vortag erinnern möchten, richten Sie eine Routine ein: Am Ende des Tages öffnen Sie die Agenda für morgen (im Kalender des Panels oder im Export der Buchungen als CSV, XML oder PDF) und schreiben jedem Kunden selbst. Ein fester Textbaustein spart Zeit, zum Beispiel: «Guten Tag {client_name}, wir erinnern Sie an Ihren Termin für {serviciu} am {data_programarii}.» Die Platzhalter in geschweiften Klammern ersetzen Sie von Hand, das System füllt sie nicht aus. Das Team kann zusätzlich die ICS-Agenda im Smartphone-Kalender abonnieren; ausstehende Buchungen erscheinen dort als vorläufig.

Auf einen Blick

  • ✓Keine E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten an Kunden durch das System
  • ✓Bestätigung im Panel und Nachricht an den Kunden sind zwei getrennte Schritte
  • ✓Das Team kann die ICS-Agenda in der Kalender-App abonnieren

Oft gestellte Fragen

Kann ich die SMS- oder WhatsApp-Kontingente meines Tarifs für Termine nutzen?+

Manche Tarife enthalten SMS- und WhatsApp-Kontingente des 4b2b-Ökosystems, aber der Buchungsablauf nutzt sie nicht. Rechnen Sie nicht mit einem Versand über diese Kanäle.

Kann der Kunde selbst verschieben?+

Ja, über den Verwaltungslink, ohne vom System festgelegte Mindestfrist. Brauchen Sie eine Vorlaufregel, teilen Sie sie Ihrer Kundschaft mit.

Weiterführende Ratgeber

Möchten Sie den Überblick über Ihre Buchungen behalten?

Nutzen Sie ausstehende Buchungen und den Teamkalender als feste Routine. Tarife ab 1 € pro Monat, die ersten 12 Monate kostenlos und ohne Karte.

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